Romper silos: alinear el mantenimiento, las finanzas y los bienes inmuebles en una estrategia de activos

Las organizaciones suelen perder tiempo y dinero porque los equipos de mantenimiento, finanzas e inmobiliario trabajan de forma aislada. Este enfoque fragmentado conduce al despilfarro de recursos, al retraso en la toma de decisiones y al aumento de los costes. Por ejemplo, el mantenimiento no planificado puede costar 3 veces más que las reparaciones planificadas , incluso cuando predecir las necesidades de mantenimiento sin IoT datos, mientras que las sustituciones de equipos de emergencia son 30-50% más caras. Una estrategia unificada de activos resuelve estos problemas centralizando los datos, mejorando la comunicación y alineando las prioridades entre departamentos.

Principales conclusiones:

• 40-60% ahorro de tiempo: Los sistemas integrados reducen la carga de trabajo administrativo.
• 15-25% reducción de costes: Las estrategias unificadas reducen los gastos de explotación en dos años.
• Mejor toma de decisiones: Modelos predictivos y los datos compartidos evitan reparaciones y retrasos innecesarios.
• Objetivos en materia de energía y carbono: Los esfuerzos coordinados ayudan a cumplir los objetivos de sostenibilidad y a evitar sanciones.

Gestión del rendimiento de los activos: Replantear la estrategia de activos más allá del mantenimiento

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Problemas creados por la separación de las funciones de gestión de activos

Cuando los equipos de mantenimiento, finanzas e inmobiliario trabajan en compartimentos estancos, se acumulan las ineficiencias. Estas lagunas agotan los presupuestos, retrasan las decisiones y aumentan los riesgos. Para solucionar el problema, es importante entender primero los retos.

Recursos desperdiciados y decisiones retrasadas

Los sistemas fragmentados suponen duplicar el trabajo. Por ejemplo, los técnicos registran las órdenes de trabajo, los proveedores envían las facturas, los gestores de las instalaciones actualizan las hojas de cálculo y los equipos financieros concilian todo por separado. Esta configuración consume 40-60% más tiempo en comparación con los sistemas integrados ^[3]. Un centro educativo descubrió que gastaban 847 horas anuales - La mitad de la carga de trabajo de un empleado a tiempo completo: sólo conciliar los datos de mantenimiento. ^[3].

¿Otro problema? La escasa visibilidad entre departamentos. Los equipos de mantenimiento a menudo gastan dinero arreglando activos que están a punto de ser sustituidos, simplemente porque no están informados de los planes de sustitución ^[2]. Mientras tanto, los planificadores de capital no se dan cuenta de qué activos siguen recibiendo inversiones de mantenimiento.

Los retrasos en la toma de decisiones empeoran las cosas. Por ejemplo, 58% de los responsables de educación declararon haber aplazado solicitudes de mantenimiento crítico porque no podían priorizarlas sobre otras necesidades ^[1]. Gran parte del problema radica en la comunicación. Los equipos de mantenimiento utilizan términos como "criticidad de los activos" y "mantenimiento diferido", mientras que los financieros hablan de ROI y desviación presupuestaria. Sin un lenguaje común, reina la confusión.

"Sin un marco de planificación compartido, cada necesidad de capital se convierte en una negociación en lugar de una estrategia". - Katie Gramajo, directora sénior de marketing del sector, Brightly Software ^[1]

Estos desajustes conducen a respuestas reactivas, que resultan costosas. Las reparaciones de emergencia pueden costar 200% más que el mantenimiento previsto ^{[7] [8]}. En la actualidad, los equipos de mantenimiento se ocupan de un Ratio de carga de trabajo 4:7, gestionando siete correcciones no planificadas por cada cuatro tareas planificadas. ^[7].

Previsiones financieras inexactas

Los sistemas desarticulados no sólo hacen perder tiempo, sino que también generan datos erróneos. Casi 70% de datos empresariales sin utilizar porque está atrapado en silos desconectados ^[7]. Esto deja a los equipos financieros adivinando a la hora de elaborar los presupuestos, al carecer de información precisa sobre el estado de los activos, los riesgos de avería o los plazos del ciclo de vida.

Toma Colegios Públicos de Boston, por ejemplo. Antes de implantar una evaluación continua del estado de las instalaciones, no podían justificar las necesidades de capital durante los ciclos presupuestarios. Sus solicitudes de financiación solían quedar relegadas por otras prioridades. Pero tras alinear los datos de activos con la planificación presupuestaria en 2026, redujeron las reparaciones de emergencia y asignaron los recursos de forma más eficaz. ^[1].

La brecha entre la construcción y las operaciones es otro problema importante. Si los datos no se integran durante la fase de "rotación", los equipos de las instalaciones tienen que reconstruir los registros de activos desde cero, causando retrasos ^[5]. Aeropuerto Internacional de Orlando (MCI) abordó este problema en 2025 implantando un estándar de datos de activos BIM-FM-EAM. Al integrar el modelado de información de construcción con sus Máximo sistema, se reducir los costes de aplicación en 50% y evitó un Retraso de más de 18 meses en el establecimiento del mantenimiento preventivo ^[5].

Obstáculos a los objetivos de carbono y energía

Las operaciones separadas también dificultan el cumplimiento de los objetivos de reducción de energía y carbono. Los equipos de mantenimiento, finanzas e inmobiliario deben trabajar juntos para financiar mejoras energéticas, reducir los costes de los servicios públicos y mantener los equipos. Sin coordinación, estas iniciativas se estancan.

El impacto financiero es enorme. El mantenimiento diferido de los activos federales se ha duplicado con creces en los últimos años. $170 mil millones en 2017 a más de $370.000 millones en 2024 ^[10]. Para cada $1 de mantenimiento diferido, los futuros costes de renovación de capital aumentan $4 - y cuando se tienen en cuenta aspectos como el tiempo de inactividad y los costes de emergencia, ese multiplicador puede superar los 2.000 millones de euros. 10x ^[10].

"El mantenimiento diferido se convierte en un riesgo de capital no porque los activos individuales envejezcan, sino porque los requisitos de capital dejan de comportarse de forma independiente". - Marybeth Collins, Responsable de Medio Ambiente+Energía ^[10]

También existe un riesgo creciente de rescisión del contrato de arrendamiento vinculada a la sostenibilidad. Los inquilinos están cada vez más dispuestos a romper el contrato si los propietarios no cumplen sus objetivos de eficiencia energética. ^[9]. Sin una estrategia unificada que vincule el mantenimiento, las inversiones de capital y el rendimiento energético, las organizaciones corren el riesgo de perder inquilinos y no cumplir los requisitos normativos. Estas ineficiencias ponen de manifiesto la urgente necesidad de un enfoque de gestión de activos conectado.

Elementos básicos de una estrategia unificada de activos

Para acabar con las operaciones aisladas, una estrategia de activos unificada se basa en tres componentes esenciales. Estos elementos tienden un puente entre los conocimientos sobre el terreno de los equipos de mantenimiento, las necesidades presupuestarias de los equipos financieros y la planificación de la cartera de los equipos inmobiliarios. Sin esta alineación, los departamentos corren el riesgo de trabajar de forma aislada, hablar diferentes ’idiomas’ y tomar decisiones inconexas.

Repositorio único de datos de activos

Un depósito centralizado de activos sirve de fuente única de la verdad para todos los departamentos. Consolida datos críticos -como ubicación, clasificación, puntuaciones de estado, resultados de inspecciones e historial de costes- en un sistema accesible, eliminando fuentes de datos dispersas e incoherentes. ^[11].

Este repositorio crea un marco compartido para la comunicación. En lugar de limitarse a convertir métricas técnicas en términos financieros, apoya un proceso de toma de decisiones estratégicas que ayuda a los ejecutivos a priorizar las inversiones en función del riesgo y el coste total de propiedad. ^[4][1].

"Un Inventario de Activos completo proporciona la base para que los propietarios realicen un seguimiento del coste y el rendimiento de los activos a lo largo del tiempo para tomar la decisión correcta con respecto al ciclo de vida del activo." - APPA ^[11]

Actualmente, 91% de las organizaciones confían en los sistemas de gestión de activos para el mantenimiento preventivo ^[1]. Sin embargo, la fragmentación de los datos sigue siendo un problema común. Para solucionarlo, todas las partes interesadas deben trabajar con el mismo conjunto de datos, tanto si planifican un presupuesto de capital plurianual como si programan el mantenimiento rutinario. Incluso los datos más sencillos, como las fechas de instalación, pueden servir de punto de partida para la modelización de riesgos cuando aún no se dispone de datos de inspección más detallados. ^[4].

Una vez que se dispone de estos datos centralizados, se convierten en la columna vertebral del análisis predictivo, un paso fundamental.

Modelos predictivos del rendimiento de los activos

El modelado predictivo hace que las organizaciones pasen de las soluciones reactivas a las correctivas. mantenimiento proactivo. Estos modelos se basan en datos de sensores, entradas de IoT y rendimiento histórico para predecir cuándo es probable que fallen los activos y qué intervenciones son necesarias ^[2].

Este enfoque permite a los equipos financieros planificar flujo de caja temporal, Garantizar la previsión de las necesidades de mantenimiento y la asignación eficaz de los recursos en toda la cartera. ^[4][14]. También evita el despilfarro, por ejemplo invirtiendo en reparaciones de activos que ya están programados para ser sustituidos. ^[2].

Al aprovechar los conocimientos predictivos, las organizaciones pueden pasar a planificación plurianual de las inversiones basada en los riesgos para tomar decisiones de capital más inteligentes.

Planificación plurianual de inversiones basada en el riesgo

La planificación basada en el riesgo prioriza el gasto de capital evaluando tanto la probabilidad de fallo de los activos como su impacto potencial. Este método tiene en cuenta la seguridad, la fiabilidad y las consecuencias financieras para garantizar que los presupuestos limitados se destinan a los activos que plantean mayores riesgos, no sólo a los más antiguos. ^[4].

Planificar con un horizonte de 3 a 5 años permite a las organizaciones poner a prueba diversos escenarios presupuestarios. Por ejemplo, aumentar el presupuesto en 10% para renovar las unidades de alto riesgo puede llevar a un 22% de reducción del coste total de propiedad a lo largo del tiempo ^[4]. Por otro lado, retrasar las sustituciones podría aumentar los costes totales en un 30%. $4,3 millones en cinco años en comparación con mantener un presupuesto plano ^[4].

"Los ingenieros hablan de modos de fallo, las finanzas de tesorería y riesgo, las operaciones de niveles de servicio. Sin un modelo común, todo el mundo tiene parte de razón y se equivoca colectivamente". - Philippe Jetté, Director de Producto, Planificación de Inversión de Activos, IBM ^[4]

Pasar de estrategias de sustitución basadas en la edad a priorización basada en el valor garantiza que las decisiones de capital estén basadas en datos, sean defendibles y se ajusten a los objetivos de la organización. Dado que las operaciones, el mantenimiento y las sustituciones suponen 75-80% del coste total de un activo a lo largo de un ciclo de vida de 30-50 años ^[6], Este enfoque no sólo optimiza el gasto, sino que también respalda las estrategias de gestión de activos a largo plazo.

5 pasos para alinear el mantenimiento, las finanzas y el sector inmobiliario

Elaborar una estrategia de activos unificada requiere algo más que una visión: necesita medidas prácticas que unan a los equipos de mantenimiento, finanzas e inmobiliario. Estos cinco pasos describen cómo convertir las ideas estratégicas en prácticas cotidianas.

Paso 1: Crear un registro central de activos

Empiece por recopilar todos los datos de los activos en un inventario estructurado. Debe incluir detalles como tipos de activos, ubicaciones, fechas de instalación, especificaciones del fabricante, garantías y costes de sustitución en toda su cartera. ^[16]. Utilizar marcos normalizados, como CIBSE DE5T, Organizar los datos en niveles claros: Instalación, Espacio, Sistema y Componente. ^[15].

Desde el principio, incorporar métricas como las calificaciones de eficiencia energética (EPC/DEC), la estanqueidad al aire y los datos de los materiales para respaldar futuros esfuerzos de descarbonización. ^[15]. Adjunte información financiera -como curvas de ciclo de vida y costes de sustitución- a cada activo, lo que permite elaborar presupuestos predictivos. ^[16]. Herramientas como Oxand Simeo™ Inventario puede simplificar este proceso creando un registro centralizado con datos validados y normalizados para reducir los errores.

Este enfoque permite a los equipos de mantenimiento tomar decisiones basadas en datos, a los equipos financieros prever las necesidades de capital a 3-5 años y a los equipos inmobiliarios utilizar los datos del ciclo de vida para realizar valoraciones precisas de los terrenos. ^[15][16].

Paso 2: Utilizar modelos de mantenimiento predictivo

Aproveche los sensores IoT, los gemelos digitales y el aprendizaje automático para supervisar indicadores como la vibración, la temperatura y la carga eléctrica. ^[2][12]. Estas herramientas ayudan a calcular Vida útil restante (RUL) y Índice de estado de las instalaciones, para concentrar los recursos en los activos más importantes. ^[12][13].

El mantenimiento predictivo lleva a las organizaciones de los métodos reactivos de "arreglarlo cuando se rompe" a la programación proactiva, reduciendo los costes de las reparaciones de emergencia y los tiempos de inactividad imprevistos. ^[1][12]. También ofrece a los equipos financieros una visión clara de flujos de caja temporales a lo largo de varios años, convirtiendo los debates presupuestarios en planificación estratégica. ^[1]. Utilice reglas automatizadas en su sistema de Gestión de Activos Empresariales (EAM) para activar órdenes de trabajo basadas en indicadores de estado de los activos. ^[2].

"Al integrar los sistemas APM y AIP, puede obtener una visibilidad completa del ciclo de vida de los activos y garantizar la alineación entre sus equipos de O&M y de capital." - Copperleaf y SAP ^[2]

Las ventajas son evidentes: 87% de las empresas que utilizan sistemas de gestión de activos para el mantenimiento preventivo afirman haber evitado paradas imprevistas, mientras que 88% ven reducidos sus costes. ^[1]. Estandarice la recopilación de datos de condiciones mediante dispositivos IoT y flujos de trabajo estructurados para garantizar la coherencia en toda su cartera. ^[13].

Paso 3: Conectar los datos operativos y financieros

Reducir la distancia entre las necesidades técnicas y la toma de decisiones financieras presentando las solicitudes de capital en términos de Retorno de la inversión, coste total de propiedad (TCO), periodos de amortización y riesgo de fracaso. ^[1]. Este enfoque ayuda a traducir las prioridades de ingeniería en métricas que resuenen en los equipos financieros.

Llevar a cabo evaluaciones de estado con antelación, compartiendo proyecciones de capital plurianuales. antes de que comiencen los ciclos presupuestarios. Este enfoque proactivo evita los picos de financiación de emergencia y ofrece a los equipos financieros visibilidad sobre las próximas necesidades. ^[1]. Acordar los criterios de toma de decisiones -como el riesgo, la continuidad de la actividad y la alineación estratégica- antes de que las solicitudes lleguen a finanzas, lo que garantiza una priorización más fluida. ^[1].

"Cuando las instalaciones y las finanzas comparten criterios de decisión por adelantado, las conversaciones sobre presupuestos se convierten en planificación de capital, no en negociación". - Katie Gramajo, directora sénior de marketing industrial, Brightly Software ^[1]

En la actualidad, 64% de los responsables de educación admiten haber aprobado solicitudes de instalaciones que no comprendían plenamente, mientras que 58% han aplazado necesidades críticas por no tener claras las prioridades. ^[1]. Alinear los datos operativos y financieros puede eliminar estos retos e incluso integrar los objetivos de sostenibilidad en la estrategia general.

Paso 4: Añadir objetivos ESG y de reducción de energía

Incorpore objetivos de rendimiento energético y reducción de carbono a su estrategia de activos. Incluya estas métricas en su registro de activos y utilice modelos de escenarios para comprender cómo afectan las distintas inversiones a la sostenibilidad a largo plazo.

Toma Schroder Gestión de Inversiones Inmobiliarias (SREIM) como ejemplo: superaron su objetivo de reducción energética de 6% con una reducción de 8,1% en dos años. Este éxito fue posible gracias al uso de datos y a la colaboración con los equipos inmobiliarios de toda la cartera. ^[15]. Añadir datos de "construcción inteligente" y métricas de sostenibilidad a su registro de activos puede ayudarle a alcanzar objetivos de producción neta cero y a cumplir normativas medioambientales como los requisitos de gases fluorados y los regímenes de comercio de derechos de emisión. ^[15].

Utilizar plataformas de planificación de inversiones para modelizar a escala estrategias alineadas con el carbono, garantizando que cada decisión de capital apoye tanto la eficiencia como la descarbonización.

Paso 5: Establecer una gobernanza interdepartamental

Convierta los debates presupuestarios en una planificación colaborativa mediante la creación de estructuras de gobernanza que integren servicios, sistemas, procesos y datos en una fuente única de la verdad ^[3]. Alinear los calendarios de planificación de todos los departamentos e implantar un Plan Estratégico de Gestión de Activos (PESA) traducir los objetivos de la organización en decisiones prácticas sobre los activos ^[17].

Defina funciones claras dentro de su plataforma de gestión de activos, asegurándose de que todo el mundo conoce sus responsabilidades en cuanto a flujos de trabajo e introducción de datos. ^[18]. Las organizaciones con programas de Gestión Integrada de Instalaciones (GII) informan de que 30-40% mayor rentabilidad por metro cuadrado en comparación con las operaciones fragmentadas ^[3]. La consolidación de la gestión de las instalaciones puede reducir los costes de explotación 15-25% en dos años mediante la racionalización de los sistemas y la optimización de los recursos ^[3].

"El mayor enemigo no es el fallo del equipo. Es la fragmentación". - Blog Infodeck ^[3]

Software y herramientas para estrategias de activos unificadas

La tecnología está cambiando la forma en que las organizaciones gestionan sus activos mediante la consolidación de datos, la predicción de necesidades futuras y la toma de decisiones de inversión más inteligentes. Estas herramientas reúnen los objetivos operativos, financieros y medioambientales en un sistema cohesionado. Al sustituir las obsoletas hojas de cálculo por planificación proactiva basada en los riesgos, Además, vinculan los calendarios de mantenimiento, las previsiones financieras y los objetivos medioambientales. A continuación se ofrecen ejemplos de herramientas que ayudan a hacer operativa una estrategia de activos unificada.

Software de planificación de inversiones en activos

Plataformas como Oxand Simeo™ están diseñados para centralizar inventarios de activos, modelos financieros y análisis predictivos en un único sistema. Utilizando más de 10.000 modelos propios de envejecimiento y rendimiento junto a Más de 30.000 normas de mantenimiento, Este software prevé el envejecimiento, los fallos y el consumo de energía de los activos a lo largo del tiempo. ^[19][22]. Al utilizar los datos de inspecciones, estudios y registros operativos existentes, permite realizar intervenciones programadas con precisión, lo que puede reducir el coste total de propiedad hasta en 30%. ^[19][21].

Una cartera del sector público obtuvo resultados impresionantes, como un 27% de reducción del retraso en el mantenimiento y $4 millones de euros de ahorro energético en 66 edificios tras un solo ciclo presupuestario ^[19]. Además, el programa genera ISO 55001-informes conformes y listos para la auditoría, que puede ahorrar hasta 70% del tiempo que se suele dedicar a la preparación de informes ^[19].

"Recurrimos a Oxand porque necesitábamos una herramienta que nos proporcionara una visión predictiva -no sólo correctiva- y nos ayudara a gestionar nuestras inversiones con mayor eficacia. Oxand destacó por sus capacidades de gestión de riesgos". - Jefe del Departamento de Presupuestos y Valoración de Activos ^[20]

Estas plataformas se integran a la perfección con sistemas empresariales como SAP o Maximo a través de API, garantizando que los planes de inversión permanezcan alineados con los datos operativos en tiempo real. ^[19]. Las organizaciones pueden empezar a crear escenarios de inversión plurianuales en tan sólo dos semanas de importar sus datos existentes ^[19].

Herramientas digitales de inspección y recogida de datos

La recopilación precisa de datos sobre el terreno desempeña un papel fundamental en el mantenimiento de una estrategia de activos unificada. Herramientas como Simeo GO permiten la captura de datos móviles en tiempo real, garantizando que la información sobre el estado de los activos esté normalizada y sincronizada directamente con las bases de datos centralizadas ^[19][23]. Esto elimina la necesidad de la entrada manual, haciendo que el proceso 50% más rápido que los métodos tradicionales en papel, al tiempo que se reducen los errores de transcripción. ^[19].

Estas herramientas agilizan la recogida de datos con flujos de trabajo guiados, documentación fotográfica y registros automatizados. ^[23][24]. Al introducir estos datos en sistemas analíticos, apoyan mantenimiento predictivo frente a reactivo, Ayudar a los equipos a identificar posibles problemas antes de que provoquen fallos. ^[23]. Con un enfoque móvil, todas las partes interesadas -equipos de mantenimiento, analistas financieros y gestores inmobiliarios- pueden trabajar con la misma información actualizada, eliminando las discrepancias causadas por hojas de cálculo obsoletas o informes contradictorios.

Pruebas de hipótesis y optimización presupuestaria

Una vez centralizados los datos y recopilados los conocimientos sobre el terreno, las herramientas de prueba de escenarios permiten a las organizaciones perfeccionar sus estrategias de inversión. Estas herramientas simulan el impacto de diversas decisiones presupuestarias, calendarios de mantenimiento y proyectos de capital con las limitaciones del mundo real. Evalúan los resultados en función de factores como tolerancia al riesgo, objetivos de eficiencia energética y de reducción de las emisiones de carbono ^[19][20][21].

"Necesitábamos una herramienta que nos permitiera consolidar los datos fragmentados que teníamos y proyectarlos de forma que pudieran presentarse claramente a nuestros cargos electos, que son los que toman las decisiones." - Chief Executive Officer (Director General de Servicios) ^[20]

Con funciones como planificadores de arrastrar y soltar, Los usuarios pueden ajustar los plazos de inversión, comparar las compensaciones entre CAPEX y OPEX y visualizar los resultados a través de paneles interactivos. ^[19]. Los equipos financieros pueden calcular el retorno de la inversión y los periodos de amortización, mientras que los gestores medioambientales pueden hacer un seguimiento del ahorro energético y las reducciones de CO₂ de cada acción propuesta ^[19]. Estas herramientas convierten los debates presupuestarios en sesiones de planificación estratégica, proporcionando a los responsables de la toma de decisiones pruebas claras y basadas en datos. ^[19][20].

Resultados de una estrategia unificada de activos

Cuando las organizaciones aplican una estrategia unificada de activos, las ventajas resultan evidentes. Estas estrategias ayudan a reducir costes, disminuir el consumo de energía y establecer relaciones más sólidas con las partes interesadas.

Menores costes y mayor rentabilidad

Al alinear las funciones de gestión de activos, las organizaciones pueden reducir los costes de mantenimiento 10-30% mediante programas de operaciones y mantenimiento bien planificados.^[6]. La planificación proactiva elimina el elevado recargo que a menudo conllevan las reparaciones de emergencia.^[25]. Las herramientas de predicción ayudan a evitar gastos adicionales, como recargos, horas extraordinarias y piezas expedidas.

Dado que las operaciones y el mantenimiento representan el 75-80% de los costes totales del ciclo de vida de un activo^[6], Incluso las pequeñas mejoras pueden suponer un gran ahorro. Por ejemplo, las reformas específicas pueden reducir los costes totales de propiedad hasta 22%.^[4]. Evitar el "gasto inútil" -desperdiciar dinero en activos cuya sustitución ya está prevista- previene aún más los gastos innecesarios.^[2].

"La alineación importa porque las reparaciones imprevistas y de emergencia son sistemáticamente más caras que las inversiones proactivas y programadas". - Katie Gramajo, directora sénior de marketing del sector, Brightly Software ^[1]

Las decisiones basadas en datos hacen que las organizaciones pasen de la sustitución de activos basada en la antigüedad a estrategias basadas en el riesgo, garantizando que los fondos se destinan primero a los activos con mayor impacto.^[4]. Traducir las necesidades técnicas en términos financieros, como el ROI y el coste total de propiedad, genera confianza en los ejecutivos y facilita la aprobación de presupuestos. El seguimiento de activos basado en IoT puede reducir el tiempo de inactividad no planificado entre 45 y 65%, mientras que las plataformas analíticas integradas ofrecen un ROI de 3 a 5 veces en tres años.^[25].

Estas eficiencias financieras allanan el camino para mejoras operativas más amplias.

Reducciones cuantificables de energía y carbono

Una estrategia unificada también transforma los objetivos de sostenibilidad en resultados factibles. Las reconversiones energéticas ligeras y medias pueden suponer un ahorro de energía de 10-40%, lo que se traduce en un ahorro de $0,49 a $1,94 por metro cuadrado.^[27][28]. Alinear las actualizaciones de los equipos con los objetivos energéticos garantiza que cada inversión mejore la eficiencia y reduzca las emisiones de carbono.

Los edificios con certificación LEED en EE.UU. suelen disfrutar de primas de alquiler de 3-4% y tasas de ocupación más elevadas.^[29]. Desde 2021, los inmuebles comerciales energéticamente eficientes han ofrecido una rentabilidad total 5% superior a la de los menos eficientes^[29]. Incorporar el rendimiento energético a la planificación de activos también ayuda a evitar los "descuentos marrones", ya que hasta 65% de edificios de oficinas corren el riesgo de perder valor debido a un rendimiento medioambiental deficiente de aquí a 2030.^[27][28].

Por ejemplo, Standard Chartered, en colaboración con JLL, ha logrado una reducción de emisiones de 84% en más de 30 mercados aplicando medidas de descarbonización profunda. Este éxito pone de relieve el valor de pasar de los presupuestos a corto plazo a una planificación del ciclo de vida de 15 a 30 años que tenga en cuenta los riesgos reglamentarios y del carbono.^[27][28][30].

"La opción más barata en un horizonte presupuestario de tres años puede ser la peor si se considera a lo largo de un ciclo de vida de 15 años, especialmente si se tienen en cuenta los riesgos del carbono y de la normativa." - Equipo editorial de Nextbitt ^[30]

Algunas medidas concretas, como la supervisión del rendimiento de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, ofrecen un ahorro energético potencial de 35-50%.^[25]. Mientras tanto, el cálculo sistemático del coste del ciclo de vida puede ahorrar entre 5 y 15% en costes energéticos gracias a la mejora de los controles y la puesta en marcha.^[6]. Estas medidas no sólo reducen los gastos de explotación, sino que también ayudan a cumplir una normativa medioambiental más estricta.

Mayor confianza de las partes interesadas

Los datos integrados de los activos permiten elaborar planes de inversión transparentes y listos para la auditoría que inspiran confianza entre los consejos de administración, los inversores y los reguladores. La priorización de proyectos en función del riesgo, los costes del ciclo de vida y el impacto en la sostenibilidad proporciona a los responsables de la toma de decisiones una visión clara de cómo se asignan los recursos. Por ejemplo, 88% de las organizaciones afirman que los sistemas de gestión de activos para el mantenimiento preventivo reducen directamente los costes^[1], Los equipos financieros disponen de pruebas sólidas para respaldar sus planes.

Los registros de auditoría automatizados reducen el tiempo de preparación en 95%, lo que permite a los equipos centrarse en iniciativas estratégicas.^[25]. Un buen ejemplo son las Escuelas Públicas de Boston, que utilizaron evaluaciones continuas del estado de las instalaciones para alinear los datos de los activos con los plazos presupuestarios. Este enfoque redujo las reparaciones de emergencia y optimizó el uso de los recursos, lo que permitió presentar propuestas presupuestarias basadas en datos que obtuvieron el apoyo de las partes interesadas.^[1]. Al pasar de explicaciones reactivas a estrategias con visión de futuro, las organizaciones generan confianza a todos los niveles.

Conclusión

Romper los compartimentos entre mantenimiento, finanzas e inmobiliaria no sólo es una buena idea, sino una necesidad. necesidad financiera. Operar de forma aislada desperdicia recursos, ralentiza las inversiones y complica las aprobaciones presupuestarias. Las operaciones desarticuladas generan una pesada carga de trabajo administrativo, y una mala planificación puede disparar los costes de reparación.^[3][26].

Para solucionar este problema, las organizaciones deben adoptar un enfoque unificado: una única fuente de información para los datos de los activos, métricas compartidas como el Índice de Estado de las Instalaciones (FCI) y calendarios de planificación sincronizados. Estos pasos ayudan a asegurar las proyecciones de capital plurianuales mucho antes de la temporada presupuestaria. Cuando los equipos de mantenimiento plantean sus necesidades técnicas en términos financieros -como el retorno de la inversión, el coste total de propiedad o los riesgos para la continuidad del negocio-, las conversaciones pasan de regatear los presupuestos a elaborar planes estratégicos.^[1].

Las herramientas y marcos descritos en esta guía, desde los modelos de mantenimiento predictivo hasta la planificación de inversiones basada en el riesgo, proporcionan un camino claro hacia adelante. Ayudan a las organizaciones a pasar de operaciones reactivas y aisladas a estrategias proactivas y coordinadas. ¿La recompensa? Mejoras tangibles, como reducciones de 10-30% en los costes de mantenimiento y hasta 65% menos de tiempo de inactividad no planificado.^[6][25].

Las organizaciones que eliminan los silos obtienen algo más que ahorros financieros. Prolongan la vida útil de sus activos, cumplen objetivos medioambientales y fomentan una toma de decisiones transparente y basada en datos. Esta transparencia genera confianza en los consejos de administración, los inversores y los organismos reguladores. Al adoptar estas estrategias integradas, las organizaciones pueden lograr una gestión de infraestructuras y una planificación de activos a largo plazo más inteligentes. La única pregunta que queda es: ¿Cuándo puede empezar?

Preguntas frecuentes

¿Por dónde empezar si los datos de nuestros activos están dispersos por los equipos?

Para empezar, reúna todos sus datos de activos en una vista clara y unificada. Haga balance de los datos que ya tiene, averigüe dónde están almacenados y determine cómo conectarlos todos. Implante un sistema que centralice esta información, estandarice sus formatos y establezca protocolos claros para compartirla y almacenarla. Cuando los datos operativos, financieros e inmobiliarios se alinean a la perfección, resulta mucho más fácil tomar decisiones informadas y utilizar los recursos de forma más eficaz.

¿Qué KPI compartidos alinean mejor el mantenimiento, las finanzas y los bienes inmuebles?

Para alinear los objetivos de los equipos de mantenimiento, finanzas e inmobiliario, es crucial centrarse en métricas basadas en datos que vinculan la eficiencia operativa a los resultados financieros. Algunos de los KPI de mayor impacto son:

• Coste total de propiedad (TCO): Realiza un seguimiento del coste completo de un activo a lo largo de su ciclo de vida, lo que ayuda a los equipos a comprender las repercusiones financieras a largo plazo.
• Coste de mantenimiento por activo: Mide cuánto se gasta en el mantenimiento de activos individuales, revelando oportunidades para el control de costes.
• Estado de los activos y métricas de rendimiento: Ofrece información sobre el estado actual y la fiabilidad de los activos, garantizando que satisfacen las demandas operativas.
• Costes del ciclo de vida: Evalúa los gastos desde la adquisición hasta la enajenación, ayudando a tomar decisiones de inversión más inteligentes.
• Eficacia del mantenimiento predictivo: Evalúa hasta qué punto los modelos predictivos previenen los fallos, reduciendo el tiempo de inactividad y los costes imprevistos.

Al centrarse en estos KPI, las organizaciones pueden asignar recursos de forma más eficaz, mitigar los riesgos y mejorar la rentabilidad de la inversión a lo largo de la vida útil de un activo.

¿Cómo demostrar la rentabilidad del mantenimiento predictivo y la planificación plurianual?

El mantenimiento predictivo y la planificación plurianual demuestran su valía al mostrar un claro ahorro de costes. Estos ahorros proceden de minimizar los tiempos de inactividad imprevistos, hacer un mejor uso de la mano de obra y ampliar la vida útil de los activos. De hecho, estos enfoques suelen reducir los costes de mantenimiento en 25-30% y pueden empezar a generar un retorno positivo de la inversión (ROI) a partir del primer trimestre de su implantación.

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