Door een groeiende vastgoedportefeuille in de afgelopen jaren ontbrak het Unistone aan een duidelijke, gestructureerde manier om vastgoedinformatie vast te leggen, waardoor het moeilijk was om gegevens uit te wisselen. Uiteenlopende vastgoedgegevens werden in verschillende systemen en toepassingen vastgelegd. Het beheren van gegevens werd toen moeilijk, tijdrovend en het kostte veel energie om op deze manier de benodigde informatie te vinden. En dat is verspilling en inefficiënt. Gegevens met vertrouwen beheren, weloverwogen beslissingen nemen en waarde halen uit vastgoedgegevens was het doel van Unistone.

Inventaris van beschikbare gegevens

De allereerste stap in dit proces was om inzicht te krijgen in de beschikbare vastgoedgegevens en deze te clusteren in duidelijk gestructureerde (hoofd)bouwcomponenten, waaronder interieurontwerp, brandbeveiliging, afwerking van buitenmuren, daken, installaties, centrale verwarming, enz. De gegevens werden op een gefragmenteerde manier geregistreerd: gefragmenteerd over systemen en toepassingen, en ook gefragmenteerd in de manier waarop ze werden opgeslagen. Uiteindelijk was een deel van de vastgoedgegevens altijd terug te halen, en waar nodig hebben Unistone en Oxand deze gezamenlijk geïnspecteerd om de staat van de eigendommen aan te vullen.

Condities en risico's beoordelen

Door alle gegevens en informatie op een uniforme manier vast te leggen en op te slaan op één centrale locatie, werd voor elk gebouwonderdeel inzicht en overzicht gecreëerd in de staat van het vastgoed, evenals inzicht in de risico's binnen de vastgoedportefeuille.

Gegevens verrijken

De volgende stap in het proces was om de vastgoedgegevens te verrijken met voorspellingen over veroudering in de loop der tijd en voorspellingen over de bijbehorende onderhoudskosten en vereiste investeringen in het vastgoed. Oxand gebruikt hiervoor haar database, waarin al meer dan 20 jaar kennis, ervaring en activagegevens worden verzameld.

Door deze kennis toe te voegen, kon Unistone (gemakkelijker) vooruitkijken en zien hoe de conditie, risico's en onderhoudskosten van het pand zich op de korte en (middel)lange termijn zouden ontwikkelen.

Diverse scenario's simuleren en analyseren

De verkregen gegevens zijn toegankelijk via online dashboards in de Simeo-toepassing van Oxand. Hierdoor kunnen verschillende onderhoudsscenario's worden gesimuleerd, vergeleken en geanalyseerd. Dit geeft een veel beter inzicht in de effectiviteit en impact van de verschillende onderhouds- en investeringsscenario's, zowel op de korte als op de lange termijn.

De scenario's en analyses leverden zeer opvallende resultaten op voor Unistone, bijvoorbeeld wanneer vervangingsinvesteringen kunnen worden verwacht en hoeveel deze zullen kosten; welk onderhoudsscenario het duurst is en welk het minst duur; en hun effect en impact op het risicoprofiel van de portefeuille; en het vereiste onderhouds- en investeringsbudget voor de komende 20 jaar en de uitsplitsing daarvan per gebouwonderdeel en vastgoed.

Door de verschillende scenario's te vergelijken, kreeg Unistone inzicht in de verschillen in investeringen en risicoprofielen, zowel nu als in de toekomst. De vastgoedgegevens worden uniform geregistreerd en zijn toegankelijk via één enkele applicatie. Hierdoor kan Unistone op een onderbouwde en datagestuurde manier de juiste beslissingen nemen over de vastgoedportefeuille.