Come costruire un audit del ciclo di vita per un portafoglio di siti multipli

Quando si gestiscono più strutture, un audit del ciclo di vita è il metodo migliore per mantenere le risorse efficienti, conformi e convenienti per tutto il loro ciclo di vita. Ciò significa esaminare tutto, dalla costruzione all'uso quotidiano, alla manutenzione e all'eventuale smantellamento. Ecco cosa c'è da sapere:

• Perché è importante: Gli audit del ciclo di vita aiutano a prevenire costose riparazioni, a migliorare l'allocazione delle risorse e ad allinearsi agli obiettivi ESG, come il monitoraggio delle emissioni di carbonio e la conformità alle normative.
• Passi chiave:
  1. Stabilire obiettivi chiari: Concentrarsi su priorità come la previsione dei costi, la valutazione dei rischi o la sostenibilità.
  2. Privilegiare i siti: Iniziare con le attività ad alto rischio o critiche invece di affrontare tutto in una volta.
  3. Costruire una squadra: Includere esperti di gestione patrimoniale, finanza e conformità.
  4. Raccogliere dati affidabili: Utilizzare sistemi standardizzati come UNIFORMAT II per coerenza.
  5. Valutare i rischi: Classificare gli asset in base alla probabilità di guasto e all'impatto.
  6. Previsione dei costi: Utilizzare modelli predittivi per pianificare budget a lungo termine.
  7. Sviluppare un piano: Allocare i fondi in base al rischio, all'importanza e ai costi del ciclo di vita.
  8. Documentare tutto: Creare rapporti pronti per l'audit, in linea con gli standard ISO.

Le organizzazioni che utilizzano questi audit riportano fino a 30% risparmio sui costi totali di gestione, grazie a una migliore pianificazione e a minori sorprese. Seguendo questo processo, potrete passare da soluzioni reattive a una gestione degli asset più intelligente e a lungo termine.

Prospettiva dell'intero ciclo di vita nella gestione degli asset

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Definire l'ambito e gli obiettivi dell'audit

Prima di immergersi nella raccolta dei dati, è fondamentale delineare obiettivi e confini chiari per l'audit. Senza questa chiarezza, gli audit possono diventare dispersivi, sprecando tempo e risorse. Le ricerche indicano che circa 30% di investimenti in installazioni su larga scala vanno sprecati perché le organizzazioni non riescono ad allineare i loro progetti con gli obiettivi strategici generali ^[10].

Gli obiettivi dell'audit devono essere in linea con le priorità dell'organizzazione, che si tratti di conformità normativa, gestione dei costi o sostenibilità. Ogni obiettivo richiede metodi diversi per la raccolta e l'analisi dei dati. Ad esempio, un audit mirato a valutazione delle condizioni si concentrerà sulla valutazione del degrado e della durata di vita degli asset, mentre una audit sulla prioritizzazione dei rischi si concentrerà sull'identificazione delle minacce e sulla valutazione delle potenziali ricadute dell'abbandono di alcuni siti. ^[8][10].

"Il PPM è un meccanismo per allocare le risorse in modo ottimale verso gli obiettivi di un'organizzazione, tenendo conto del rischio, dei rendimenti desiderati, delle risorse scarse e delle interrelazioni tra gli investimenti". - Sandeep Mathur, 2006 ^[10]

Identificare gli obiettivi chiave dell'audit

Decidere in anticipo se l'audit sarà mirato valutazione delle condizioni, previsione dei costi del ciclo di vita, prioritarizzazione del rischio, o un mix di queste aree. Ogni obiettivo richiede dati e risultati specifici. Ad esempio:

• A audit incentrato sulle condizioni valuta lo stato fisico degli asset e tiene traccia dei tassi di degrado.
• A audit di previsione dei costi fornisce informazioni sul valore attuale netto (VAN) e sul ritorno sugli investimenti (ROI) per supportare la pianificazione del capitale a lungo termine ^[10].

La qualità dell'audit dipende più dall'allineamento strategico che dalla mole di dati raccolti. Le organizzazioni che adottano cicli di revisione continua, conducendo audit annuali o trimestrali, sono meglio attrezzate per adattarsi alle mutevoli condizioni economiche e ai cambiamenti di priorità. ^[9]. Infatti, 30% delle priorità del CIO in alcuni settori sono legati alla gestione dei progetti e dei portafogli. ^[10].

Per le organizzazioni con impegni di sostenibilità, la conduzione di un valutazione della materialità può aiutare a individuare quali fattori ambientali, sociali e di governance (ESG) dovrebbero avere la precedenza. Questi possono includere il consumo di energia, l'uso dell'acqua o il carbonio incarnato, a seconda dell'obiettivo dell'audit. ^[2].

Per garantire che i risultati siano utilizzabili, è necessario stabilire dei criteri per la raccolta dei dati. pertinenti, accurati e standardizzati dati in tutti i siti ^[9]. In questo modo si evitano raccolte di dati inutili e si garantisce che gli sforzi del team supportino direttamente il processo decisionale. Inoltre, nel definire l'ambito del progetto, è necessario tenere conto della capacità dell'organizzazione, in termini di budget, personale o altre risorse. ^[10].

Una volta chiariti gli obiettivi, è necessario restringere il campo d'azione dando priorità ai segmenti del portafoglio in base al rischio e alla criticità.

Determinare la portata e la priorità del portafoglio

L'audit di tutti i siti in una volta sola non è sempre fattibile o necessario. Quando le risorse sono limitate, è bene stabilire delle priorità in base a criticità del sito o le potenziali conseguenze dell'abbandono di un luogo specifico. In questo modo si garantisce che gli asset ad alto rischio o mission-critical vengano affrontati per primi. ^[10].

Per i portafogli più ampi, considerare di raggruppare i siti in base a fattori come urgenza normativa, importanza operativa, e tempistiche per la risoluzione delle carenze. Ad esempio:

• Critico: Progetti che richiedono un intervento entro 12-24 mesi.
• Rinnovo futuro del capitale: Progetti previsti per 2-5 anni.
• Progetti a lungo termine: Iniziative che durano fino a 10 anni ^[5][9].

A approccio graduale può aiutare a bilanciare l'accuratezza con i costi. L'utilizzo di modelli statistici del ciclo di vita, per esempio, può costare meno di 20% di un'ispezione a tutto campo e prendere 50% meno tempo per ottenere risultati ^[5]. Molte organizzazioni utilizzano la modellazione predittiva per l'intero portafoglio, conducendo ispezioni dettagliate su almeno 10% di strutture per convalidare l'accuratezza del modello. Invece di trattare gli audit come eventi una tantum, si può considerare una ciclo mobile triennale per mantenere aggiornate le condizioni di base ^[5].

Per i portafogli che comprendono più strutture, raggruppare i beni per settore e paese mantenere un benchmarking preciso e pertinente ^[2].

Costruire un team di audit interfunzionale e un quadro di governance

La conduzione di un audit completo del ciclo di vita richiede la collaborazione di più reparti. Senza questa collaborazione, si rischia di perdere dettagli critici. Come ISO 55000 spiega:

"La gestione degli asset non riguarda l'asset, ma il valore generato dall'asset"." ^[11].

Questo valore diventa chiaro solo quando si uniscono prospettive diverse.

Assemblare il team di audit

Il primo passo consiste nell'identificare gli stakeholder i cui ruoli sono in linea con la vostra missione. Ad esempio, il Aeronautica Militare degli Stati Uniti utilizza un indice di dipendenza dalla missione (Mission Dependency Index, MDI), che applica una matrice di rischio per valutare l'importanza delle capacità funzionali in luoghi specifici in base alla probabilità e alla gravità ^[11]. Allo stesso modo, il Servizio del Parco Nazionale impiega un Indice di Priorità degli Asset (API) per considerare fattori come la conservazione delle risorse, l'uso da parte dei visitatori e la sostituibilità degli asset quando si identificano i principali stakeholder ^[11].

Il team dovrebbe includere rappresentanti della gestione degli asset, della finanza, della conformità e dell'integrità dei dati. ^[11][14]. Secondo APPA:

"Per avere successo, un programma di valutazione delle condizioni delle strutture richiede il sostegno e il coinvolgimento degli amministratori senior per garantire la credibilità dei risultati e delle conclusioni, aumentando così la probabilità che vengano assegnate le risorse finanziarie"." ^[5].

Nominare un team leader in grado di comunicare efficacemente le intuizioni tecniche all'alta dirigenza. ^[5]. Per una maggiore sicurezza e accuratezza, le ispezioni devono essere condotte in coppia. ^[5]. Assicurarsi che tutti i membri del team ricevano una formazione formale sui protocolli di ispezione e sull'inserimento dei dati per mantenere la coerenza. ^[5].

Una volta che il team è pronto, il passo successivo è stabilire un quadro di governance che supporti un processo decisionale efficace.

Stabilire le politiche di governance e decisionali

Una volta creata la struttura del team, diventa essenziale un solido quadro di governance. Sviluppare un ciclo logico di integrità per allineare gli obiettivi decisionali con gli input di dati necessari per raggiungerli. ^[13]. Come spiega l'Accademia Nazionale delle Scienze:

"Gli obiettivi decisionali sono stabiliti dal sistema di gestione degli asset della struttura. Le capacità decisionali sono limitate dai dati resi disponibili dal sistema di gestione degli asset della struttura"." ^[13].

Per garantire la trasparenza nel processo decisionale, allineare i dati finanziari e operativi come da ISO 55010 ^[13]. Ciò potrebbe comportare l'aggiornamento delle convenzioni contabili per includere codici di classi di oggetti che corrispondono a specifiche funzioni di gestione delle strutture. Questi aggiornamenti consentono di confrontare chiaramente il budget previsto con quello effettivo. ^[13]. Per le organizzazioni che gestiscono più siti, standardizzare la raccolta dei dati utilizzando sistemi di classificazione come UNIFORMAT II (livelli da 1 a 3), che organizza le informazioni sugli elementi dell'edificio come sottostruttura, involucro e servizi. ^[5].

Stabilire protocolli di emergenza formando i membri del team a segnalare e affrontare qualsiasi problema di sicurezza urgente identificato durante gli audit. ^[5]. Inoltre, creare un sistema di punteggio basato sulla materialità per dare priorità alle questioni ambientali, sociali e di governance (ESG) rilevanti per i vostri asset. ^[6][3]. Ad esempio, GRESB Le valutazioni delle infrastrutture, che comprendono $8,8 trilioni di asset in gestione, rivelano che gli indicatori di governance contribuiscono in genere a circa il 60-61% del punteggio totale della gestione. ^[6][3].

Eseguire l'inventario delle risorse e la raccolta dei dati

Una volta stabilita la governance, il passo successivo è la creazione di un inventario delle risorse affidabile e centralizzato. Questo inventario serve come base per tutte le decisioni future. Senza dati accurati e coerenti, anche gli strumenti di pianificazione più avanzati possono portare a risultati errati. Come AIPCR afferma giustamente:

"In generale, maggiore è la fiducia nei dati disponibili, maggiore è la fiducia nel piano del ciclo di vita"." ^[16].

Questo livello di fiducia inizia con la creazione di un registro centralizzato degli asset e con la garanzia che i dati raccolti soddisfino standard di alta qualità.

Creare un registro centralizzato dei beni

Il registro degli asset deve essere la fonte di verità definitiva per tutti i siti. Iniziate organizzando gli asset in una chiara gerarchia, categorizzandoli per gruppo, servizio e componente. ^[15][14]. Includere dettagli chiave come la posizione, le dimensioni, i materiali, le date di costruzione, i punteggi di prestazione, la storia della manutenzione e le potenziali opzioni di trattamento con i relativi costi. ^[16]. Per i portafogli che si estendono su più sedi, è possibile utilizzare la referenziazione lineare della posizione o la referenziazione spaziale basata su GPS per garantire una tracciabilità precisa e gestire efficacemente gli asset. ^[14].

La gestione centralizzata degli asset, combinata con i dati di performance aggregati, consente di effettuare confronti più significativi tra i vari portafogli. ^[17][3]. Quando si analizzano i costi della manodopera per la manutenzione, calcolare le unità Full-Time Equivalent (FTE) confrontando le ore lavorate con una settimana lavorativa standard di 40 ore. ^[3].

A titolo di confronto, il benchmark infrastrutturale di GRESB comprende oltre 700 fondi infrastrutturali, che rappresentano $6,4 trilioni di asset in gestione. ^[17]. Inoltre, un'indagine sulla maturità della gestione degli asset ha rilevato che solo 46% delle organizzazioni hanno descritto il loro approccio alla manutenzione come "in qualche modo proattivo", mentre 6% si sono affidate esclusivamente alla manutenzione reattiva. ^[15]. Ciò evidenzia l'importanza di dati d'inventario accurati nella transizione a Strategie di manutenzione predittiva e reattiva.

Garantire la qualità e la convalida dei dati

La qualità dei dati influisce direttamente sull'affidabilità delle revisioni del ciclo di vita e dei piani di investimento. Prima di finalizzare le strategie a lungo termine, valutate l'affidabilità, la completezza e la sufficienza dei dati. ^[16][14].

Sistemi di classificazione standardizzati, come UNIFORMAT II (livelli da 1 a 3), possono aiutare a garantire la coerenza nella raccolta dei dati tra i vari siti e tipi di asset. ^[5]. Questo sistema organizza gli elementi dell'edificio in categorie quali la sottostruttura, l'involucro, gli interni, i servizi, le attrezzature e i lavori in loco, rendendo più facile il confronto tra le condizioni e i costi.

La formazione è un'altra componente fondamentale. Sia che il team sia composto da personale interno o da consulenti esterni, un'adeguata formazione sui metodi di inserimento dei dati e sui protocolli di ispezione garantisce l'uniformità. ^[5]. La modellazione statistica del ciclo di vita, che costa meno di 20% di ispezioni sul campo e richiede 50% di tempo in meno, può essere uno strumento prezioso. Tuttavia, questi modelli devono essere convalidati attraverso ispezioni sul campo di almeno 10% delle strutture. ^[5].

L'APPA suggerisce di condurre un'indagine di base su tutte le strutture e di aggiornare regolarmente questi dati attraverso un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS). L'APPA raccomanda inoltre di effettuare un'indagine completa da parte di terzi ogni 3-5 anni per evitare che i dati diventino obsoleti. ^[5]. Inoltre, il sondaggio degli occupanti dell'edificio prima delle ispezioni può aiutare a scoprire problemi che potrebbero non essere visibili durante la visita guidata. ^[5].

È essenziale aggiornare tempestivamente i piani del ciclo di vita e i registri degli asset non appena si rendono disponibili nuovi dati o i risultati delle prestazioni dei trattamenti. ^[16]. Come APTA sottolineature:

"Gli investimenti in beni strumentali devono essere sistematici e basati sui dati. Raccogliere regolarmente dati sulle condizioni e sulle prestazioni per concentrare meglio le scarse risorse sulla necessità di ottenere una maggiore affidabilità dai beni che invecchiano è fondamentale per essere buoni amministratori dei fondi pubblici"." ^[12].

Con dati convalidati e aggiornati, sarete pronti a passare alla valutazione dei rischi e alla previsione dei costi del ciclo di vita.

Analisi dei rischi e previsione dei costi del ciclo di vita

Una volta che si dispone di dati puliti e convalidati, è il momento di capire quali beni presentano i rischi maggiori e quanto costerà mantenerli in funzione nel tempo. Questa fase trasforma i dati grezzi dell'inventario in decisioni di investimento attuabili. L'obiettivo? Abbandonare la manutenzione reattiva e adottare una strategia che concentri le risorse dove sono più importanti.

Applicare quadri di valutazione basati sul rischio

Iniziare con la formula: Esposizione al rischio = Probabilità di insuccesso × Conseguenza dell'insuccesso ^[15]. Questo approccio aiuta a stabilire le priorità degli asset che necessitano di cure immediate e di quelli che possono aspettare. Per le organizzazioni che gestiscono più siti, è fondamentale valutare sia lo stato fisico di ogni asset che la sua importanza per le operazioni.

Strumenti come il Indice di dipendenza dalla missione (MDI) e Indice di priorità delle attività (API) può aiutare ad assegnare punteggi agli asset. L'MDI è particolarmente utile per le organizzazioni in ambienti in rapida evoluzione, in quanto quantifica la criticità e supporta la previsione dei costi. D'altra parte, l'API funziona bene per organizzazioni come il National Park Service, dove la gestione degli asset tende a essere più stabile. ^[13]. Entrambi gli strumenti valutano la probabilità di guasto insieme alla gravità dell'impatto.

Per gli asset più impegnativi, come le utenze interrate o i pendii geotecnici, la valutazione del rischio può basarsi su altri fattori, come il volume di traffico, la probabilità di impatti con i veicoli e i dati sugli incidenti precedenti. ^[18]. Ad esempio, il Dipartimento dei Trasporti del Colorado utilizza questo metodo dal 2013 per gestire dalle 50 alle 70 emergenze geotecniche ogni anno, stanziando circa $10 milioni di euro all'anno in base ai punteggi di "Esposizione al rischio".

Gli asset tecnologici portano con sé le proprie complessità. Nel 2018, il Dipartimento dei Trasporti del Nevada ha introdotto un quadro di rischio per le apparecchiature ITS come telecamere e sensori. I ricercatori hanno classificato questi beni in quattro livelli di rischio, in base alla loro età rispetto alla vita utile raccomandata dal produttore: Buono (meno di 80% di vita utile), Basso rischio (80-100%), Rischio medio (100-125%), e Alto rischio (più di 125%) ^[18]. Questo sistema ha permesso di pianificare la manutenzione nell'arco di un decennio, con un risparmio stimato di $1,1 milioni rispetto alla manutenzione reattiva. ^[18].

Questi punteggi di rischio svolgono un ruolo fondamentale nella previsione dei costi del ciclo di vita nella fase successiva.

Previsione dei costi del ciclo di vita

Un'accurata previsione del ciclo di vita significa affidarsi a modelli predittivi piuttosto che al solo giudizio dell'ispettore. ^[19]. Le migliori previsioni combinano tre fonti di dati: i risultati delle ispezioni sul campo (che coprono le condizioni e l'età), i dati di riferimento standardizzati e le analisi a tavolino dell'importanza e del valore degli asset. ^[19]. La modellazione statistica del ciclo di vita può essere una soluzione efficiente dal punto di vista dei costi, a condizione che le ispezioni sul campo convalidino almeno 10% degli impianti. ^[5]. Strumenti avanzati possono persino prevedere i costi di sostituzione e la vita residua fino a 100 anni. ^[19].

Le previsioni devono riguardare l'intero ciclo di vita dell'asset, compresi i costi di costruzione, di esercizio e di fine vita. Secondo ISO 15686-5, Questo significa analizzare le spese di costruzione, i costi di manutenzione e di funzionamento e i costi di smaltimento. ^[13]. Per i portafogli con un'ampia gamma di attività, i modelli di costo parametrici basati su dati storici possono fornire previsioni accurate delle future esigenze di finanziamento. ^[13]. Questi modelli migliorano man mano che incorporano i dati aggiornati degli ordini di lavoro completati. ^[19].

I vantaggi di una previsione precisa sono evidenti. Nel 2018, il Dipartimento dei Trasporti dell'Ohio ha condotto un'analisi del ciclo di vita e ha scoperto che la stagnazione dei ricavi e l'aumento dei costi avrebbero portato a un peggioramento delle condizioni. Passando a una strategia di manutenzione preventiva, incentrata su trattamenti come i chip seal, è riuscito a liberare $50 milioni all'anno per altre priorità, mantenendo al contempo le condizioni della rete. ^[18].

Per mantenere le previsioni accurate, aggiornare i dati degli asset non appena vengono completati gli ordini di lavoro. ^[19]. La qualità delle previsioni dipende dall'affidabilità dei gradi di condizione e dalla competenza dei valutatori. ^[19]. Come evidenziato dalle Accademie Nazionali di Scienze, Ingegneria e Medicina:

"Le capacità decisionali sono limitate dai dati resi disponibili dal sistema di gestione degli asset. Per migliorare il processo decisionale, il sistema di gestione degli asset deve migliorare continuamente i dati resi disponibili da esso e per esso"." ^[13]

Utilizzate queste informazioni per orientare le decisioni di investimento nei vostri prossimi piani pluriennali.

Definire le priorità degli investimenti e sviluppare un piano pluriennale

Una volta ottenuti i punteggi di rischio e le previsioni del ciclo di vita, il passo successivo è decidere come e quando stanziare i fondi. A tal fine è necessario destreggiarsi tra diverse priorità: affrontare i problemi di sicurezza immediati, soddisfare gli obiettivi di prestazione a lungo termine, rispettare le normative e raggiungere gli obiettivi ambientali. L'obiettivo? Creare un piano di investimento pluriennale che sia in linea con la missione della vostra organizzazione, pur rimanendo realistici rispetto ai vincoli di budget.

Utilizzare metodi di prioritizzazione multi-criterio

La gestione di un portafoglio diversificato richiede un quadro di riferimento che tenga conto di molteplici fattori, come ad esempio rischi, costi, criticità e considerazioni ambientali. Integrando le valutazioni dei rischi e le previsioni del ciclo di vita, è possibile trasformare i risultati degli audit in piani attuabili. Per la definizione delle priorità si distinguono due metodi consolidati: il Indice di dipendenza dalla missione (MDI) e il Indice di priorità delle attività (API).

• Indice di dipendenza dalla missione (MDI): Ideale per le organizzazioni che operano in ambienti dinamici e orientati alla risposta. Ad esempio, nel 2018 l'Aeronautica Militare degli Stati Uniti ha adottato un approccio MDI per allineare la gestione delle strutture agli obiettivi critici della missione. Utilizzando una matrice di rischio, hanno calcolato i valori MDI per funzioni specifiche in varie sedi, consentendo di dare priorità alla manutenzione e ai progetti in base alla probabilità e alla gravità del fallimento della missione. ^[11].
• Indice di priorità delle attività (API): Più adatto a missioni a lungo termine incentrate sulla conservazione. Il National Park Service utilizza l'API per allocare le risorse classificando i beni in base a fattori quali la conservazione delle risorse, le esigenze dei visitatori e la sostituibilità dei beni. Questo metodo strutturato aiuta a bilanciare le considerazioni finanziarie e non finanziarie, soprattutto per i portafogli con obiettivi di fornitura di servizi costanti. ^[11].

Lo standard ISO 55000 cattura l'essenza di questo approccio:

"La gestione degli asset non riguarda l'asset, ma il valore generato dall'asset"." ^[11]

Nel definire il quadro delle priorità, valutate le risorse attraverso quattro obiettivi chiave: Condizioni, funzionalità, disponibilità e utilizzo ^[11]. Per gli obiettivi ambientali, incorporare il punteggio ESG (Environmental, Social, and Governance) per garantire che le decisioni riflettano i fattori più rilevanti per ogni asset. ^[3]. Tra i paesi dell'OCSE, 79% ora utilizzano la performance non finanziaria come criterio di revisione. per le operazioni infrastrutturali e 58% includere i costi del ciclo di vita nelle valutazioni dei progetti ^[1].

Applicando questi modelli, si creano le basi per testare e perfezionare la strategia di investimento attraverso l'analisi degli scenari.

Simulare scenari per il processo decisionale

Una volta stabilite le priorità, gli strumenti di simulazione possono aiutare a mettere a punto la strategia di finanziamento. La modellazione di scenari consente di esplorare l'impatto di diversi livelli di finanziamento sui risultati a lungo termine e di identificare l'approccio che riduce al minimo i costi totali del ciclo di vita.

La pianificazione del ciclo di vita (LCP) è particolarmente utile in questo caso. Prevede le prestazioni future di un asset in base a vari scenari di investimento e manutenzione. Come spiega l'AIPCR (Associazione Mondiale della Strada):

"La pianificazione del ciclo di vita descrive l'approccio alla manutenzione di un bene dalla costruzione allo smaltimento. Comporta la previsione delle prestazioni future di un asset, o di un gruppo di asset, sulla base di scenari di investimento e strategie di manutenzione"." ^[7]

Per affinare la strategia, utilizzare analisi di sensibilità per verificare come le variazioni di variabili chiave - come l'inflazione, i tassi di deterioramento degli asset o i cambiamenti normativi - influiscano sui costi totali di proprietà ^[21]. Per portafogli complessi, Simulazioni Monte Carlo può fornire un quadro più chiaro dei rischi finanziari modellando una gamma di possibili esiti per diverse strategie di mitigazione ^[21]. Quando i dati sono limitati, concentrarsi su beni di alto valore o critici, come strutture importanti o strade strategiche, per massimizzare l'impatto. ^[20][7].

Sviluppare tre scenari di domanda - bassa, media e alta - basati sui dati storici e su fattori quali la crescita demografica. ^[15]. Confrontare il finanziamento "a regime" (che mantiene le condizioni attuali) con scenari che mirano a obiettivi di prestazione più elevati o a costi del ciclo di vita più bassi. ^[7]. Questo approccio rende più facile comunicare i compromessi agli stakeholder, mostrando come i diversi livelli di finanziamento incidano sul rischio, sulla qualità del servizio e sui risultati ambientali.

Generazione di documentazione e rapporti di conformità pronti per la revisione contabile

Una volta finalizzato il piano di investimento pluriennale, il passo successivo è dimostrarne l'efficacia a revisori, enti normativi, investitori e team interni. Una documentazione pronta per l'audit assicura una documentazione chiara e trasparente che collega le decisioni sulle risorse agli obiettivi dell'organizzazione e ai risultati attesi. Questa fase si basa direttamente sul piano di investimento, convalidando la strategia per tutti gli stakeholder.

Preparare ISO 55001-Rapporti allineati

Utilizzando il vostro gestione degli asset infrastrutturali basata sul rischio Come base per le strategie, creare una documentazione che raccolga tutti i punti di decisione. L'aggiornamento 2024 della norma ISO 55001 evidenzia come artefatto chiave il Piano strategico di gestione degli asset (SAMP). Questo documento semplificato delinea gli obiettivi della gestione degli asset e li allinea con gli sforzi di pianificazione più ampi dell'organizzazione. ^[22]. I vostri report devono collegare chiaramente le decisioni sui singoli asset agli obiettivi di performance complessiva, utilizzando un quadro decisionale scalabile che funzioni sia per le piccole strutture che per i grandi portafogli. ^[22].

Organizzate i vostri report per aree di performance chiave: Condizione, Funzionalità, Disponibilità, e Utilizzo ^[11]. Come osservato dalle Accademie Nazionali delle Scienze, dell'Ingegneria e della Medicina:

"I dati utilizzati devono essere conformi a standard di integrità determinati dalle esigenze decisionali del sistema di gestione degli asset della struttura"." ^[11]

Per i portafogli che comprendono più siti, includere informazioni dettagliate come le caratteristiche dell'entità (nome legale, struttura proprietaria, date di inizio), le metriche economiche (valore patrimoniale lordo, ricavi annuali, dipendenti equivalenti a tempo pieno) e i dettagli specifici della struttura (coordinate geografiche, classificazione del settore, fase del ciclo di vita). ^[3]. Allineate la vostra rendicontazione delle performance ESG con standard globali quali TCFD, GRI, e PRI ^[3]. Ciò è particolarmente importante in quanto oltre 170 investitori istituzionali, che gestiscono più di $51 trilioni di asset, si affidano ora a dati ESG standardizzati per valutare gli investimenti. ^[2].

Un elemento centrale della documentazione dovrebbe essere il piano del ciclo di vita. Questo documento prevede le prestazioni future, delinea gli scenari di investimento, dettaglia le strategie di manutenzione e calcola i requisiti di finanziamento. ^[7].

Mantenere una preparazione continua agli audit

La preparazione all'audit non è un compito da svolgere una volta sola, ma un processo continuo. Per essere preparati, è necessario aggiornare e convalidare regolarmente i dati durante tutto il ciclo di vita delle risorse. Lo standard ISO 55001 2024 enfatizza la gestione continua dei dati (Sezione 7.6) per supportare un processo decisionale informato. ^[22]. Stabilire un processo in cui gli obiettivi decisionali guidano i requisiti dei dati, assicurando che il sistema si evolva per fornire dati affidabili e fruibili. ^[11].

Standardizzate il vostro approccio con modelli centralizzati e copertine coerenti per facilitare la convalida delle prove. ^[2]. Per i portafogli con più entità, utilizzare questi modelli per garantire risposte uniformi e prive di errori da parte degli indicatori. ^[2]. Implementare un processo di revisione di un mese per analizzare i risultati preliminari e risolvere eventuali discrepanze prima della presentazione finale. ^[2][3]. Questa pratica, già adottata da strutture che gestiscono oltre 800 fondi infrastrutturali per un valore di $8,6 trilioni, aiuta a individuare tempestivamente gli errori e garantisce l'affidabilità dei dati. ^[2].

L'obiettivo finale è quello di creare un sistema in cui la documentazione di conformità si aggiorni automaticamente al variare dei dati degli asset. In questo modo si elimina la corsa all'ultimo minuto per preparare i rapporti quando arrivano i revisori e si rafforza l'impegno verso pratiche di gestione degli asset sostenibili e basate sul rischio.

Conclusione

Un audit del ciclo di vita ben eseguito non si limita a ridurre i rischi, ma trasforma la gestione degli asset in un processo lungimirante ed efficiente. Per i portafogli multi-sito, questo approccio sposta l'attenzione dalle riparazioni reattive a pianificazione proattiva e basata su dati concreti. Stabilendo obiettivi chiari, riunendo team diversi, raccogliendo dati affidabili, valutando i rischi e dando priorità agli investimenti, le organizzazioni possono ridurre in modo significativo i costi di manutenzione non pianificati, allineando al contempo le strategie degli asset agli obiettivi aziendali più ampi. ^[4][5]. Le solide pratiche di gestione dei dati e la collaborazione tra i team rafforzano ulteriormente questo allineamento.

I numeri lo confermano: Le organizzazioni che implementano gli audit del ciclo di vita riportano una 30% riduzione del costo totale di esercizio, grazie all'ottimizzazione basata sul rischio e alla manutenzione preventiva ^[25]. La modellazione predittiva del ciclo di vita fornisce inoltre informazioni utili in modo rapido ed economico, evitando la necessità di ispezioni approfondite su larga scala. ^[5].

Il cuore di questo successo è costituito da qualità dei dati e lavoro di squadra interfunzionale. Questi elementi creano una fonte di verità unificata che supporta previsioni accurate e colma le lacune tra la pianificazione strategica e le operazioni quotidiane. ^[24][23]. Quando i piani di manutenzione si allineano con le strategie di investimento del capitale, ogni dollaro lavora di più, garantendo un ROI maggiore.

I vantaggi sono chiari e misurabili. Nell'arco di soli 6-12 mesi, le organizzazioni possono vedere una migliore pianificazione del CAPEX e una riduzione dei rischi, il tutto in un unico ciclo di budget. ^[25]. Considerando gli asset come fattori di successo piuttosto che come semplici spese, le aziende possono aumentare la resilienza delle infrastrutture, scoprire opportunità di risparmio energetico e garantire prestazioni a lungo termine per i loro portafogli. ^[5][1].

Domande frequenti

Quali sono i vantaggi dell'esecuzione di un audit del ciclo di vita di un portafoglio multi-sito?

L'esecuzione di un audit del ciclo di vita di un portafoglio multi-sito offre una serie di vantaggi pratici. Fornisce un quadro chiaro delle condizioni degli asset in tutte le sedi, aiutando le organizzazioni a prendere decisioni informate su manutenzione, aggiornamenti e sostituzioni. Questo approccio riduce al minimo la possibilità di guasti imprevisti ed evita i costi elevati delle riparazioni di emergenza, aumentando al contempo l'affidabilità complessiva.

Un altro vantaggio è la capacità di prevedere i costi a lungo termine, come le operazioni, la manutenzione e gli investimenti di capitale. Grazie a questa conoscenza, le aziende possono allocare le risorse in modo più efficace, migliorare la pianificazione finanziaria e allineare gli sforzi con gli obiettivi di sostenibilità. Inoltre, un audit del ciclo di vita garantisce la conformità alle normative offrendo una prova ben documentata della gestione responsabile degli asset.

Affrontando sfide come l'invecchiamento delle infrastrutture e il raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità, un audit del ciclo di vita aiuta la pianificazione strategica, estende la durata di vita degli asset e rafforza la resilienza dell'intero portafoglio.

Come possono le organizzazioni dare priorità ai siti in modo efficace durante un audit del ciclo di vita?

Le organizzazioni possono gestire la priorità dei siti durante un audit del ciclo di vita concentrandosi su fattori basati sul rischio come le condizioni degli asset, le prestazioni e l'importanza per le operazioni. Iniziate esaminando lo stato attuale degli asset, individuando i problemi di performance e identificando i rischi che potrebbero interrompere le operazioni o portare a costose battute d'arresto.

Utilizzo analisi dei costi del ciclo di vita accanto a un regolare monitoraggio delle prestazioni, consente alle organizzazioni di individuare gli asset in declino o che comportano rischi maggiori. Questo approccio garantisce l'allocazione delle risorse ai siti più critici, fornendo il massimo valore e sostenendo gli obiettivi a lungo termine. Concentrandosi sugli asset ad alto impatto e allineando gli sforzi con obiettivi più ampi, le organizzazioni possono fare scelte di investimento più intelligenti ed efficaci.

Chi deve far parte di un team interfunzionale per l'audit del ciclo di vita di un portafoglio multi-sito?

Per condurre un audit completo del ciclo di vita di un portafoglio multi-sito, è fondamentale riunire un team con competenze diverse. Ogni ruolo contribuisce con intuizioni uniche a garantire che tutti gli aspetti dell'audit siano coperti in modo efficace.

• Gestori di strutture o di beni: Portano una conoscenza pratica delle operazioni quotidiane e delle esigenze di manutenzione, offrendo una visione di base delle prestazioni degli asset.
• Ingegneri o specialisti tecnici: Questi professionisti valutano le condizioni fisiche dei beni e la loro funzionalità a lungo termine.
• Analisti finanziari: La loro esperienza consiste nell'esaminare i costi del ciclo di vita, nella definizione del budget e nel garantire la fattibilità finanziaria.
• Esperti di conformità: Si concentrano sui requisiti normativi, assicurando che l'audit sia in linea con le leggi e gli standard pertinenti.

Altri preziosi membri del team sono responsabili di progetto, che coordinano gli sforzi tra i vari dipartimenti e specialisti della sostenibilità, che danno priorità agli obiettivi ambientali e alla gestione dei rischi. Aggiungendo il contributo di team di approvvigionamento, sicurezza e legali rafforza ulteriormente l'audit, affrontando le strategie di approvvigionamento, la mitigazione del rischio e la conformità legale. Questo approccio multidisciplinare a tutto tondo garantisce che l'audit sostenga gli obiettivi di gestione degli asset sia immediati che a lungo termine.

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