Como criar uma auditoria de ciclo de vida para um portfólio de vários sites

Ao gerir várias instalações, uma auditoria do ciclo de vida é o seu método de eleição para manter os activos eficientes, em conformidade e com uma boa relação custo-benefício ao longo da sua vida útil. Isto significa examinar tudo, desde a construção até à utilização diária, manutenção e eventual desativação. Eis o que precisa de saber:

• Porque é que é importante: As auditorias do ciclo de vida ajudam a evitar reparações dispendiosas, melhoram a atribuição de recursos e alinham-se com os objectivos ESG, como o controlo do carbono e a conformidade regulamentar.
• Principais etapas:
  1. Definir objectivos claros: Concentre-se em prioridades como a previsão de custos, a avaliação de riscos ou a sustentabilidade.
  2. Dar prioridade aos sítios: Comece pelos activos de alto risco ou críticos, em vez de tratar de tudo de uma só vez.
  3. Criar uma equipa: Incluir especialistas em gestão de activos, finanças e conformidade.
  4. Recolher dados fiáveis: Utilizar sistemas normalizados como UNIFORMAT II por uma questão de coerência.
  5. Avaliar os riscos: Classificar os activos por probabilidade de falha e impacto.
  6. Previsão de custos: Utilizar modelos preditivos para planear orçamentos a longo prazo.
  7. Desenvolver um plano: Atribuir fundos com base no risco, na importância e nos custos do ciclo de vida.
  8. Documentar tudo: Criar relatórios prontos para auditoria, em conformidade com as normas ISO.

As organizações que utilizam estas auditorias registam até 30% poupança nos custos totais de propriedade, graças a um melhor planeamento e a menos surpresas. Ao seguir este processo, pode passar de soluções reactivas para uma gestão de activos mais inteligente e a longo prazo.

Perspetiva de todo o ciclo de vida na gestão de activos

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Definir o âmbito e os objectivos da auditoria

Antes de mergulhar na recolha de dados, é crucial definir objectivos e limites claros para a sua auditoria. Sem esta clareza, as auditorias podem tornar-se dispersas, desperdiçando tempo e recursos. A investigação indica que cerca de 30% de investimentos em implantações em grande escala são desperdiçados porque as organizações não conseguem alinhar os seus projectos com os objectivos estratégicos globais ^[10].

Os seus objectivos de auditoria devem estar alinhados com as prioridades da sua organização, quer se trate de conformidade regulamentar, gestão de custos ou sustentabilidade. Cada foco requer métodos distintos para a recolha e análise de dados. Por exemplo, uma auditoria com o objetivo de avaliação do estado centrar-se-á na avaliação da degradação e do tempo de vida dos activos, enquanto um auditoria de priorização de riscos centrar-se-á na identificação das ameaças e na avaliação das consequências potenciais do abandono de determinados sítios ^[8][10].

"A PPM é um mecanismo para afetar recursos de forma optimizada aos objectivos de uma organização, tendo em conta o risco, os retornos desejados, os recursos escassos e as inter-relações entre os investimentos." - Sandeep Mathur, 2006 ^[10]

Identificar os principais objectivos da auditoria

Decida antecipadamente se a sua auditoria visará avaliação do estado, previsão de custos do ciclo de vida, priorização de riscos, ou uma combinação destes domínios. Cada objetivo exige dados e resultados específicos. Por exemplo:

• A auditoria centrada nas condições avalia o estado físico dos activos e acompanha as taxas de degradação.
• A auditoria de previsão de custos fornece informações sobre o valor atual líquido (VAL) e o retorno do investimento (ROI) para apoiar o planeamento de capital a longo prazo ^[10].

A qualidade da sua auditoria depende mais do alinhamento estratégico do que do volume de dados recolhidos. As organizações que adoptam ciclos de revisão contínuos - realizando auditorias anuais ou trimestrais - estão mais bem equipadas para se adaptarem às condições económicas em mudança e à alteração das prioridades ^[9]. De facto, 30% das prioridades do CIO em alguns sectores estão ligados à gestão de projectos e de carteiras ^[10].

Para as organizações com compromissos de sustentabilidade, a realização de um avaliação da materialidade pode ajudar a identificar quais os factores ambientais, sociais e de governação (ESG) que devem ter prioridade. Isto pode incluir o consumo de energia, a utilização de água ou o carbono incorporado, consoante o objetivo da auditoria ^[2].

Para garantir que as suas conclusões são acionáveis, estabeleça critérios para a recolha relevantes, exactos e normalizados dados em todos os sítios ^[9]. Isto evita a recolha de dados desnecessários e garante que os esforços da sua equipa apoiam diretamente a tomada de decisões. Além disso, considere a capacidade da sua organização - quer em termos de orçamento, pessoal ou outros recursos - ao definir o âmbito ^[10].

Quando os objectivos estiverem claros, reduza a sua atenção dando prioridade aos segmentos da carteira com base no risco e na criticidade.

Determinar o âmbito e a prioridade da carteira

A auditoria de todos os sítios ao mesmo tempo nem sempre é viável ou necessária. Quando os recursos são escassos, estabeleça prioridades com base em criticalidade do local ou as potenciais consequências de negligenciar um local específico. Isto garante que os activos de alto risco ou de missão crítica são tratados em primeiro lugar ^[10].

Para carteiras maiores, considere agrupar os sítios por factores como urgência regulamentar, importância operacional, e prazos para a resolução de deficiências. Por exemplo:

• Crítico: Projectos que requerem acções no prazo de 12-24 meses.
• Futura renovação de capital: Projectos previstos para 2-5 anos.
• Projectos a longo prazo: Iniciativas com uma duração máxima de 10 anos ^[5][9].

A abordagem faseada pode ajudar a equilibrar o rigor com o custo. A utilização da modelação estatística do ciclo de vida, por exemplo, pode custar menos de 20% de uma inspeção de campo completo e tomar 50% menos tempo para obter resultados ^[5]. Muitas organizações utilizam a modelação preditiva em toda a sua carteira, ao mesmo tempo que realizam inspecções detalhadas em pelo menos 10% das instalações para validar a precisão do modelo. Em vez de tratar as auditorias como eventos pontuais, considere uma ciclo evolutivo de três anos manter actualizadas as condições de base ^[5].

Para carteiras que abrangem várias instalações, agrupar os activos por sector e país manter uma avaliação comparativa exacta e pertinente ^[2].

Criar uma equipa de auditoria multifuncional e um quadro de governação

A realização de uma auditoria completa do ciclo de vida requer conhecimentos de vários departamentos. Sem esta colaboração, corre-se o risco de perder pormenores críticos. Como ISO 55000 explica:

"A gestão de activos não tem a ver com o ativo, mas com o valor gerado pelo ativo" ^[11].

Este valor só se torna claro quando se reúnem diversas perspectivas.

Reunir a equipa de auditoria

O primeiro passo é identificar as partes interessadas cujas funções estão em sintonia com a sua missão. Por exemplo, o Força Aérea dos EUA utiliza um índice de dependência da missão (MDI), que aplica uma matriz de risco para avaliar a importância das capacidades funcionais em locais específicos com base na probabilidade e na gravidade ^[11]. Da mesma forma, o Serviço Nacional de Parques utiliza um Índice de Prioridade de Activos (API) para ter em conta factores como a preservação dos recursos, a utilização pelos visitantes e a substituibilidade de activos ao identificar as principais partes interessadas ^[11].

A sua equipa deve incluir representantes da gestão de activos, finanças, conformidade e integridade dos dados ^[11][14]. De acordo com APPA:

"Para ser bem sucedido, um programa de avaliação do estado das instalações requer o apoio e o envolvimento dos administradores de topo para garantir a credibilidade dos resultados e das conclusões, aumentando assim a probabilidade de serem atribuídos recursos financeiros" ^[5].

Nomear um chefe de equipa que possa comunicar eficazmente as informações técnicas à direção ^[5]. Para maior segurança e precisão, as inspecções devem ser realizadas em pares ^[5]. Assegurar que todos os membros da equipa recebem formação formal sobre protocolos de inspeção e introdução de dados para manter a coerência ^[5].

Quando a sua equipa estiver pronta, o passo seguinte é estabelecer um quadro de governação que apoie uma tomada de decisões eficaz.

Estabelecer políticas de governação e de tomada de decisões

Com a estrutura da equipa implementada, torna-se essencial um quadro de governação sólido. Desenvolva um ciclo lógico de integridade para alinhar os seus objectivos de tomada de decisões com os dados necessários para os alcançar ^[13]. Como explica a National Academies of Sciences:

"Os objectivos da tomada de decisão são estabelecidos pelo sistema de gestão dos bens das instalações. As capacidades de tomada de decisão são limitadas pelos dados disponibilizados pelo sistema de gestão dos activos das instalações" ^[13].

Para garantir a transparência na tomada de decisões, alinhar os dados financeiros e operacionais de acordo com ISO 55010 ^[13]. Isto pode implicar a atualização das convenções contabilísticas para incluir códigos de classes de objectos que correspondam a funções específicas de gestão de instalações. Estas actualizações permitem comparações orçamentais claras entre o previsto e o realizado ^[13]. Para as organizações que gerem vários locais, normalizar a recolha de dados utilizando sistemas de classificação como o UNIFORMAT II (Níveis 1 a 3), que organiza a informação sobre os elementos do edifício, tais como a subestrutura, a cobertura e os serviços ^[5].

Estabelecer protocolos de emergência, formando os membros da equipa para comunicarem e resolverem quaisquer problemas de segurança urgentes identificados durante as auditorias ^[5]. Além disso, crie um sistema de pontuação baseado na materialidade para dar prioridade às questões ambientais, sociais e de governação (ESG) relevantes para os seus activos ^[6][3]. Por exemplo, GRESB As avaliações de infra-estruturas, que abrangem $8,8 biliões de activos sob gestão, revelam que os indicadores de governação contribuem normalmente com cerca de 60-61% da pontuação total da gestão ^[6][3].

Conduzir o inventário de activos e a recolha de dados

Uma vez estabelecida a governação, o passo seguinte é criar um inventário de activos fiável e centralizado. Este inventário serve de base para todas as decisões futuras. Sem dados precisos e consistentes, mesmo as ferramentas de planeamento mais avançadas podem conduzir a resultados errados. Como PIARC afirma com propriedade:

"Em geral, quanto maior for a confiança nos dados disponíveis, maior será a confiança no plano do ciclo de vida" ^[16].

Este nível de confiança começa com a criação de um registo centralizado de activos e com a garantia de que os dados recolhidos cumprem normas de elevada qualidade.

Criar um registo centralizado de activos

O registo de activos deve funcionar como a fonte definitiva da verdade para todos os seus sítios. Comece por organizar os activos numa hierarquia clara, categorizando-os por grupo, serviço e componente ^[15][14]. Incluir pormenores importantes como a localização, dimensões, materiais, datas de construção, resultados de desempenho, historial de manutenção e potenciais opções de tratamento com custos associados ^[16]. Para carteiras que abrangem várias localizações, utilize a Referenciação de Localização Linear ou a referenciação espacial baseada em GPS para garantir uma localização precisa e gerir os activos de forma eficaz ^[14].

A gestão centralizada de activos, combinada com dados de desempenho agregados, permite comparações mais significativas em toda a sua carteira ^[17][3]. Ao analisar os custos de mão de obra de manutenção, calcular as unidades equivalentes a tempo inteiro (FTE) comparando as horas trabalhadas com uma semana de trabalho normal de 40 horas ^[3].

Para contextualizar, o benchmark de infra-estruturas da GRESB inclui mais de 700 fundos de infra-estruturas, representando $6,4 biliões em activos sob gestão ^[17]. Além disso, um inquérito sobre a maturidade da gestão de activos revelou que apenas 46% das organizações descreviam a sua abordagem de manutenção como "algo proactiva", enquanto 6% se baseavam apenas na manutenção reactiva ^[15]. Este facto realça a importância de dados de inventário precisos na transição para estratégias de manutenção preditiva vs. reactiva.

Garantir a qualidade e a validação dos dados

A qualidade dos seus dados influencia diretamente a fiabilidade das auditorias do ciclo de vida e dos planos de investimento. Antes de finalizar as estratégias de longo prazo, avalie os dados quanto à sua fiabilidade, integridade e suficiência ^[16][14].

Os sistemas de classificação normalizados, como o UNIFORMAT II (Níveis 1 a 3), podem ajudar a garantir a consistência na recolha de dados em vários locais e tipos de activos ^[5]. Este sistema organiza os elementos do edifício em categorias como a subestrutura, a estrutura, os interiores, os serviços, o equipamento e a obra, facilitando a comparação das condições e dos custos.

A formação é outro componente crítico. Quer a sua equipa seja constituída por pessoal interno ou consultores externos, a formação adequada em métodos de introdução de dados e protocolos de inspeção garante a consistência ^[5]. A modelação estatística do ciclo de vida, que custa menos do que 20% de inspecções completas no terreno e requer menos 50% de tempo, pode ser uma ferramenta valiosa. No entanto, estes modelos devem ser validados através de inspecções no terreno de, pelo menos, 10% das instalações ^[5].

A APPA sugere a realização de um levantamento de base de todas as instalações e a atualização regular destes dados através de um Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS). Também recomendam a realização de um inquérito abrangente a terceiros a cada 3 a 5 anos para evitar que os dados fiquem desactualizados ^[5]. Além disso, o inquérito aos ocupantes do edifício antes das inspecções pode ajudar a descobrir problemas que podem não ser visíveis durante uma visita guiada ^[5].

É essencial atualizar prontamente os planos de ciclo de vida e os registos de activos à medida que vão ficando disponíveis novos dados ou resultados do desempenho do tratamento ^[16]. Como APTA sublinhados:

"O investimento em activos de capital deve ser sistemático e orientado por dados. A recolha regular de dados sobre o estado e o desempenho para melhor concentrar os escassos recursos na obtenção de uma maior fiabilidade dos activos envelhecidos é fundamental para sermos bons administradores dos fundos públicos" ^[12].

Com dados validados e actualizados, estará pronto para passar à avaliação de riscos e à previsão de custos do ciclo de vida.

Analisar os riscos e prever os custos do ciclo de vida

Assim que tiver dados limpos e validados, é altura de descobrir que activos representam os maiores riscos e quanto custará mantê-los a funcionar ao longo do tempo. Esta etapa transforma os dados brutos do inventário em decisões de investimento acionáveis. O objetivo? Afastar-se da manutenção reactiva e adotar uma estratégia que concentre os recursos onde eles são mais importantes.

Aplicar quadros de avaliação baseados no risco

Comece por utilizar a fórmula: Exposição ao risco = Probabilidade de falha × Consequência da falha ^[15]. Esta abordagem ajuda a dar prioridade aos activos que necessitam de atenção imediata e aos que podem esperar. Para as organizações que gerem vários locais, é fundamental avaliar o estado físico de cada ativo e a sua importância para as operações.

Ferramentas como o Índice de dependência da missão (MDI) e Índice de prioridade de activos (API) pode ajudar a atribuir pontuações aos activos. O MDI é particularmente útil para organizações em ambientes de rápida mudança, uma vez que quantifica a criticidade e apoia a previsão de custos. Por outro lado, a API funciona bem em organizações como o National Park Service, onde a gestão de activos tende a ser mais estável ^[13]. Ambas as ferramentas avaliam a probabilidade de falha juntamente com a gravidade do impacto.

Para activos mais difíceis - como serviços públicos enterrados ou declives geotécnicos - as avaliações de risco podem basear-se noutros factores, como o volume de tráfego, a probabilidade de impactos de veículos e dados de incidentes anteriores ^[18]. Por exemplo, o Departamento de Transportes do Colorado tem vindo a utilizar este método desde 2013 para gerir 50 a 70 emergências geotécnicas por ano, atribuindo cerca de $10 milhões anualmente com base em pontuações de "Exposição ao risco".

Os activos tecnológicos trazem as suas próprias complexidades. Em 2018, os Departamento de Transportes do Nevada introduziram um quadro de risco para equipamento ITS, como câmaras e sensores. Classificaram estes activos em quatro níveis de risco com base na sua idade relativamente à vida útil recomendada pelo fabricante: Bom (menos de 80% de vida útil), Baixo risco (80-100%), Risco médio (100-125%), e Risco elevado (mais de 125%) ^[18]. Este sistema permitiu-lhes planear a manutenção ao longo de uma década, poupando cerca de $1,1 milhões em comparação com a manutenção reactiva ^[18].

Estas pontuações de risco desempenham um papel fundamental na previsão dos custos do ciclo de vida na etapa seguinte.

Previsão dos custos do ciclo de vida

Uma previsão exacta do ciclo de vida significa basear-se em modelos preditivos e não apenas no julgamento dos inspectores ^[19]. As melhores previsões combinam três fontes de dados: resultados de inspecções no terreno (abrangendo o estado e a idade), dados de referência normalizados e análises documentais da importância e do valor dos activos ^[19]. A modelação estatística do ciclo de vida pode ser uma solução rentável, desde que as inspecções no terreno validem pelo menos 10% das instalações ^[5]. As ferramentas avançadas podem mesmo prever os custos de substituição e a vida útil restante até 100 anos ^[19].

A previsão deve abranger todo o ciclo de vida do ativo, incluindo os custos de construção, operacionais e de fim de vida. De acordo com ISO 15686-5, Isto significa analisar as despesas de construção, os custos de manutenção e de funcionamento e os custos de eliminação ^[13]. Para carteiras com uma vasta gama de activos, os modelos de custos paramétricos baseados em dados históricos podem fornecer previsões precisas das necessidades de financiamento futuras ^[13]. Estes modelos melhoram à medida que incorporam dados actualizados de ordens de trabalho concluídas ^[19].

As vantagens de uma previsão exacta são evidentes. Em 2018, o Departamento de Transportes de Ohio realizou uma análise do ciclo de vida e descobriu que as receitas estáveis e os custos crescentes levariam a um agravamento das condições. Ao adoptarem uma estratégia de manutenção preventiva - centrada em tratamentos como a selagem de aparas - conseguiram libertar $50 milhões anuais para outras prioridades, mantendo o estado da rede ^[18].

Para manter as previsões exactas, atualizar os dados dos activos logo que as ordens de trabalho sejam concluídas ^[19]. A qualidade das suas previsões depende da fiabilidade dos graus de condição e da competência dos seus avaliadores ^[19]. Conforme salientado pelas Academias Nacionais de Ciências, Engenharia e Medicina:

"As capacidades de tomada de decisão são limitadas pelos dados disponibilizados pelo sistema de gestão dos activos das instalações. Para melhorar a tomada de decisões, o sistema de gestão dos bens das instalações deve melhorar continuamente os dados disponibilizados por ele e para ele." ^[13]

Utilize estas informações para orientar as decisões de investimento nos seus próximos planos plurianuais.

Dar prioridade aos investimentos e desenvolver um plano plurianual

Assim que tiver as pontuações de risco e as previsões do ciclo de vida, o passo seguinte é decidir como afetar os fundos e quando o fazer. Para tal, é necessário fazer malabarismos com várias prioridades: dar resposta a preocupações de segurança imediatas, cumprir os objectivos de desempenho a longo prazo, respeitar a regulamentação e atingir os objectivos ambientais. O objetivo? Elaborar um plano de investimento plurianual que se alinhe com a missão da sua organização, mantendo-se realista quanto às restrições orçamentais.

Utilizar métodos de definição de prioridades multi-critério

A gestão de uma carteira diversificada exige um quadro que tenha em conta múltiplos factores, tais como risco, custo, criticidade e considerações ambientais. Ao integrar as avaliações de risco e as previsões do ciclo de vida, é possível transformar os resultados da auditoria em planos acionáveis. Dois métodos estabelecidos destacam-se para a definição de prioridades: o Índice de dependência da missão (MDI) e o Índice de prioridade de activos (API).

• Índice de dependência da missão (MDI): Ideal para organizações em ambientes dinâmicos e orientados para a resposta. Por exemplo, em 2018, a Força Aérea dos EUA adoptou uma abordagem MDI para alinhar a gestão de instalações com objectivos de missão crítica. Usando uma matriz de risco, eles calcularam os valores de MDI para funções específicas em vários locais, permitindo-lhes priorizar a manutenção e os projetos com base na probabilidade e gravidade da falha da missão ^[11].
• Índice de prioridade de activos (API): Mais adequado para missões de longo prazo centradas na preservação. O Serviço Nacional de Parques utiliza a API para atribuir recursos, classificando os activos com base em factores como a preservação dos recursos, as necessidades dos visitantes e a substituibilidade dos activos. Este método estruturado ajuda a equilibrar considerações financeiras e não financeiras, especialmente para carteiras com objectivos de prestação de serviços estáveis ^[11].

A norma ISO 55000 capta a essência desta abordagem:

"A gestão de activos não tem a ver com o ativo, mas com o valor gerado pelo ativo." ^[11]

Ao conceber o seu quadro de definição de prioridades, avalie os activos através de quatro lentes principais: Condição, funcionalidade, disponibilidade e utilização ^[11]. Para objectivos ambientais, incorporar a pontuação ESG (ambiental, social e de governação) para garantir que as decisões reflectem os factores mais relevantes para cada ativo ^[3]. Entre os países da OCDE, 79% utilizam agora o desempenho não financeiro como critério de auditoria para operações de infra-estruturas, e 58% incluir os custos do ciclo de vida nas avaliações dos projectos ^[1].

Ao aplicar estes modelos, cria-se uma base para testar e aperfeiçoar a sua estratégia de investimento através da análise de cenários.

Simular cenários para a tomada de decisões

Uma vez definidas as prioridades, as ferramentas de simulação podem ajudar a afinar a sua estratégia de financiamento. A modelação de cenários permite-lhe explorar a forma como diferentes níveis de financiamento afectam os resultados a longo prazo e identificar a abordagem que minimiza os custos totais do ciclo de vida.

O planeamento do ciclo de vida (LCP) é particularmente útil neste contexto. Prevê o desempenho futuro de um ativo em vários cenários de investimento e manutenção. Como explica a PIARC (Associação Rodoviária Mundial):

"O planeamento do ciclo de vida descreve a abordagem à manutenção de um ativo desde a sua construção até à sua eliminação. Envolve a previsão do desempenho futuro de um ativo, ou de um grupo de activos, com base em cenários de investimento e estratégias de manutenção." ^[7]

Para aperfeiçoar a sua estratégia, utilize análise de sensibilidade para testar a forma como as alterações nas principais variáveis - como a inflação, as taxas de deterioração dos activos ou as alterações regulamentares - afectam os custos totais de propriedade ^[21]. Para carteiras complexas, Simulações de Monte Carlo pode fornecer uma imagem mais clara dos riscos financeiros através da modelação de uma série de resultados possíveis para diferentes estratégias de atenuação ^[21]. Quando os dados são limitados, concentre-se em activos críticos ou de elevado valor, tais como estruturas principais ou estradas estratégicas, para maximizar o impacto ^[20][7].

Desenvolver três cenários de procura - baixa, média e alta - com base em dados históricos e factores como o crescimento da população ^[15]. Comparar o financiamento em "estado estacionário" (que mantém as condições actuais) com cenários que visam objectivos de desempenho mais elevados ou custos de ciclo de vida mais baixos ^[7]. Esta abordagem facilita a comunicação das soluções de compromisso às partes interessadas, mostrando como diferentes níveis de financiamento afectam o risco, a qualidade do serviço e os resultados ambientais.

Gerar documentação pronta para auditoria e relatórios de conformidade

Depois de ter finalizado o seu plano de investimento plurianual, o passo seguinte é demonstrar a sua eficácia aos auditores, reguladores, investidores e equipas internas. A documentação pronta para auditoria garante um registo claro e transparente que liga as decisões sobre os activos aos objectivos e resultados esperados da sua organização. Esta fase baseia-se diretamente no seu plano de investimento, validando a sua estratégia para todas as partes interessadas.

Preparar ISO 55001-Relatórios alinhados

Utilizar o seu gestão de activos de infra-estruturas com base no risco como base, criar documentação que capte todos os pontos de decisão. A atualização de 2024 da ISO 55001 destaca o Plano Estratégico de Gestão de Activos (SAMP) como um artefacto fundamental. Este documento simplificado descreve os objectivos da gestão de activos e alinha-os com os esforços de planeamento mais amplos da sua organização ^[22]. Os seus relatórios devem associar claramente as decisões sobre activos individuais aos objectivos globais de desempenho, utilizando um quadro de tomada de decisões escalável que funcione tanto para pequenas instalações como para grandes carteiras ^[22].

Organize os seus relatórios por áreas-chave de desempenho: Estado, Funcionalidade, Disponibilidade, e Utilização ^[11]. Tal como referido pelas Academias Nacionais de Ciências, Engenharia e Medicina:

"Os dados utilizados devem obedecer a normas de integridade determinadas pelas necessidades de tomada de decisões do sistema de gestão de activos das instalações." ^[11]

No caso de carteiras que abranjam vários locais, incluir informações pormenorizadas, como as caraterísticas da entidade (nome legal, estrutura de propriedade, datas de início), métricas económicas (valor bruto dos activos, receitas anuais, empregados equivalentes a tempo inteiro) e pormenores específicos das instalações (coordenadas geográficas, classificação setorial, fase do ciclo de vida) ^[3]. Alinhe os seus relatórios de desempenho ESG com normas globais como TCFD, GRI, e PRI ^[3]. Isto é particularmente importante, uma vez que mais de 170 investidores institucionais, que gerem mais de $51 triliões em activos, confiam agora em dados ESG normalizados para avaliar os investimentos ^[2].

Uma peça central da sua documentação deve ser o plano do ciclo de vida. Este documento prevê o desempenho futuro, descreve os cenários de investimento, detalha as estratégias de manutenção e calcula os requisitos de financiamento ^[7].

Manter a prontidão para auditorias contínuas

A preparação para a auditoria não é uma tarefa única - é um processo contínuo. Para se manter preparado, é necessário atualizar e validar os dados regularmente ao longo do ciclo de vida do ativo. A norma ISO 55001 de 2024 dá ênfase à gestão contínua de dados (Secção 7.6) para apoiar a tomada de decisões informadas ^[22]. Estabelecer um processo em que os objectivos de tomada de decisão orientem os requisitos de dados, garantindo que o seu sistema evolui para fornecer dados fiáveis e acionáveis ^[11].

Normalize a sua abordagem com modelos centralizados e páginas de rosto consistentes para facilitar a validação das provas ^[2]. Para carteiras com várias entidades, utilize estes modelos para garantir respostas uniformes e sem erros aos indicadores ^[2]. Implementar um processo de revisão de um mês para analisar os resultados preliminares e resolver quaisquer discrepâncias antes da apresentação final ^[2][3]. Esta prática, já adoptada por quadros que gerem mais de 800 fundos de infra-estruturas no valor de $8,6 biliões, ajuda a detetar erros precocemente e garante a fiabilidade dos dados ^[2].

O objetivo final é criar um sistema em que a documentação de conformidade seja actualizada automaticamente à medida que os dados dos activos são alterados. Isto elimina a confusão de última hora para preparar relatórios quando os auditores chegam e reforça o seu compromisso com práticas de gestão de activos sustentáveis e baseadas no risco.

Conclusão

Uma auditoria de ciclo de vida bem executada faz mais do que apenas reduzir os riscos - transforma a gestão de activos num processo eficiente e com visão de futuro. Para carteiras com vários locais, esta abordagem muda o foco das correcções reactivas para planeamento proactivo e baseado em dados concretos. Definindo objectivos claros, reunindo equipas diversificadas, recolhendo dados fiáveis, avaliando os riscos e dando prioridade aos investimentos, as organizações podem reduzir significativamente os custos de manutenção não planeados, alinhando simultaneamente as estratégias de activos com objectivos empresariais mais amplos ^[4][5]. As sólidas práticas de dados e a colaboração em equipa reforçam ainda mais este alinhamento.

Os números confirmam este facto: As organizações que implementam auditorias de ciclo de vida registam um 30% redução do custo total de propriedade, graças à otimização baseada no risco e à manutenção preventiva ^[25]. A modelação preditiva do ciclo de vida também fornece informações acionáveis de forma rápida e económica, evitando a necessidade de inspecções extensas e em grande escala ^[5].

No centro deste sucesso estão qualidade dos dados e trabalho em equipa multifuncional. Estes elementos criam uma fonte unificada de verdade que apoia previsões precisas e colmata as lacunas entre o planeamento estratégico e as operações quotidianas ^[24][23]. Quando os planos de manutenção se alinham com as estratégias de investimento de capital, cada dólar trabalha mais, proporcionando um ROI mais forte.

Os benefícios são claros e mensuráveis. Em apenas 6-12 meses, as organizações podem ver um planeamento CAPEX melhorado e riscos reduzidos - tudo num único ciclo orçamental ^[25]. Ao encarar os activos como facilitadores do sucesso empresarial e não como meras despesas, as empresas podem aumentar a resiliência das infra-estruturas, descobrir oportunidades de poupança de energia e assegurar o desempenho a longo prazo das suas carteiras ^[5][1].

FAQs

Quais são as vantagens de realizar uma auditoria de ciclo de vida para uma carteira com vários locais?

A realização de uma auditoria do ciclo de vida para um portefólio de vários locais oferece uma série de benefícios práticos. Fornece uma imagem clara das condições dos activos em todos os locais, ajudando as organizações a tomar decisões informadas sobre manutenção, actualizações e substituições. Esta abordagem minimiza a possibilidade de falhas inesperadas e evita os elevados custos das reparações de emergência, ao mesmo tempo que aumenta a fiabilidade geral.

Outra vantagem é a capacidade de prever custos a longo prazo, tais como operações, manutenção e investimentos de capital. Com este conhecimento, as empresas podem atribuir recursos de forma mais eficaz, melhorar o planeamento financeiro e alinhar os seus esforços com os objectivos de sustentabilidade. Além disso, uma auditoria do ciclo de vida assegura a conformidade com os regulamentos, oferecendo uma prova bem documentada de uma gestão responsável dos activos.

Ao enfrentar desafios como o envelhecimento das infra-estruturas e o cumprimento dos objectivos de sustentabilidade, uma auditoria do ciclo de vida ajuda no planeamento estratégico, prolonga a vida útil dos activos e reforça a resiliência de toda a carteira.

Como é que as organizações podem dar prioridade aos sítios de forma eficaz durante uma auditoria do ciclo de vida?

As organizações podem gerir a atribuição de prioridades aos sítios durante uma auditoria do ciclo de vida, concentrando-se em factores baseados no risco como o estado dos activos, o desempenho e a importância para as operações. Comece por examinar o estado atual dos activos, identificando problemas de desempenho e identificando riscos que possam perturbar as operações ou levar a contratempos dispendiosos.

Utilizar análise dos custos do ciclo de vida A par da monitorização regular do desempenho, permite às organizações detetar activos em declínio ou com maiores riscos. Esta abordagem assegura que os recursos são atribuídos aos locais mais críticos, proporcionando o máximo valor e apoiando simultaneamente os objectivos a longo prazo. Ao concentrarem-se em activos de elevado impacto e ao alinharem os esforços com objectivos mais amplos, as organizações podem fazer escolhas de investimento mais inteligentes e eficazes.

Quem deve fazer parte de uma equipa multifuncional para uma auditoria do ciclo de vida de uma carteira com vários locais?

Para realizar uma auditoria completa do ciclo de vida de uma carteira com vários locais, é crucial reunir uma equipa com diversas competências. Cada função contribui com conhecimentos únicos que garantem que todos os aspectos da auditoria são cobertos de forma eficaz.

• Gestores de instalações ou de activos: Os funcionários têm um conhecimento prático das operações diárias e das necessidades de manutenção, oferecendo uma visão ao nível do solo do desempenho dos activos.
• Engenheiros ou especialistas técnicos: Estes profissionais avaliam o estado físico dos activos e avaliam a sua funcionalidade a longo prazo.
• Analistas financeiros: As suas competências consistem em examinar os custos do ciclo de vida, elaborar orçamentos e assegurar a viabilidade financeira.
• Especialistas em conformidade: Concentram-se nos requisitos regulamentares, assegurando que a auditoria está em conformidade com a legislação e as normas relevantes.

Outros membros valiosos da equipa incluem gestores de projectos, que coordenam os esforços entre departamentos, e especialistas em sustentabilidade, que dão prioridade aos objectivos ambientais e à gestão dos riscos. Acrescentando o contributo de equipas de aprovisionamento, segurança e jurídica reforça ainda mais a auditoria, abordando estratégias de aquisição, redução de riscos e conformidade legal. Esta abordagem abrangente e multidisciplinar garante que a auditoria apoia os objectivos imediatos e a longo prazo da gestão de activos.

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