As organizações perdem frequentemente tempo e dinheiro porque as equipas de manutenção, finanças e imobiliário trabalham isoladamente. Esta abordagem fragmentada leva ao desperdício de recursos, a decisões atrasadas e a custos mais elevados. Por exemplo, a manutenção não planeada pode custar 3 vezes mais do que as reparações planeadas, mesmo quando prever as necessidades de manutenção sem a IoT e as substituições de equipamento de emergência são 30-50% mais dispendiosas. Uma estratégia unificada de activos resolve estes problemas centralizando os dados, melhorando a comunicação e alinhando as prioridades entre departamentos.
Principais conclusões:
- 40-60% poupança de tempo: Os sistemas integrados reduzem o volume de trabalho administrativo.
- 15-25% redução de custos: As estratégias unificadas reduzem as despesas de funcionamento em dois anos.
- Melhor tomada de decisões: Modelos preditivos e os dados partilhados evitam reparações e atrasos desnecessários.
- Objectivos em matéria de energia e de carbono: Os esforços coordenados ajudam a cumprir os objectivos de sustentabilidade e a evitar sanções.
Gestão do desempenho dos activos: Repensar a estratégia de activos para além da manutenção
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Problemas criados por funções de gestão de activos separadas
Quando as equipas de manutenção, finanças e imobiliário funcionam em silos, as ineficiências acumulam-se. Estas lacunas esgotam os orçamentos, atrasam as decisões e aumentam os riscos. Para resolver o problema, é importante começar por compreender os desafios.
Recursos desperdiçados e decisões atrasadas
Sistemas fragmentados significam trabalho duplicado. Por exemplo, os técnicos registam ordens de trabalho, os fornecedores apresentam facturas, os gestores de instalações actualizam folhas de cálculo e as equipas financeiras reconciliam tudo isto - separadamente. Esta configuração consome 40-60% mais tempo em comparação com os sistemas integrados [3]. Um estabelecimento de ensino constatou que gastou 847 horas por ano - metade da carga de trabalho de um funcionário a tempo inteiro - apenas a reconciliação dos dados de manutenção [3].
Outro problema? Fraca visibilidade entre departamentos. As equipas de manutenção gastam frequentemente dinheiro a reparar activos que estão prestes a ser substituídos, simplesmente porque não estão informadas sobre os planos de substituição [2]. Entretanto, os planeadores de capital não se apercebem de quais os activos que ainda estão a receber investimentos de manutenção.
Os atrasos na tomada de decisões agravam a situação. Por exemplo, 58% dos dirigentes do sector da educação referiram ter adiado os pedidos de manutenção crítica porque não podiam dar-lhes prioridade em relação a outras necessidades [1]. Uma grande parte do problema reside na comunicação. As equipas de manutenção utilizam termos como "criticidade dos activos" e "manutenção diferida", enquanto as finanças falam de ROI e de variação orçamental. Sem uma linguagem partilhada, reina a confusão.
"Sem uma estrutura de planeamento partilhada, cada necessidade de capital torna-se uma negociação em vez de uma estratégia." - Katie Gramajo, Gestora Sénior de Marketing da Indústria, Brightly Software [1]
Estes desalinhamentos conduzem a respostas reactivas, que são dispendiosas. As reparações de emergência podem custar 200% mais do que a manutenção planeada [7] [8]. Atualmente, as equipas de manutenção lidam com um Rácio de carga de trabalho 4:7, tratando sete correcções não planeadas por cada quatro tarefas planeadas [7].
Previsões financeiras inexactas
Os sistemas desarticulados não só desperdiçam tempo, como também conduzem a maus dados. Quase 70% de dados empresariais não são utilizados porque está preso em silos desconectados [7]. Isto deixa as equipas financeiras na dúvida quando elaboram os orçamentos, sem informações precisas sobre as condições dos activos, os riscos de avaria ou os prazos do ciclo de vida.
Tomar Escolas Públicas de Boston, por exemplo. Antes de implementarem uma avaliação contínua do estado das instalações, não conseguiam justificar as necessidades de capital durante os ciclos orçamentais. Os seus pedidos de financiamento perdiam frequentemente para outras prioridades. Mas depois de alinharem os dados dos activos com o planeamento orçamental em 2026, reduziram as reparações de emergência e atribuíram recursos de forma mais eficaz [1].
O desfasamento entre a construção e as operações é outra questão importante. Se os dados não forem integrados durante a fase de "rotação", as equipas das instalações têm de reconstruir registos de activos a partir do zero, causando atrasos [5]. Aeroporto Internacional de Orlando (MCI) resolveu este problema em 2025, implementando uma norma de dados de activos BIM-FM-EAM. Ao integrar a Modelação da Informação da Construção com os seus Máximo sistema, eles reduzir os custos de implementação em 50% e evitou um Atraso de mais de 18 meses no estabelecimento da manutenção preventiva [5].
Obstáculos aos objectivos de carbono e energia
As operações separadas também dificultam o cumprimento dos objectivos de redução de energia e de carbono. As equipas de manutenção, finanças e imobiliário têm de trabalhar em conjunto para financiar actualizações energéticas, reduzir os custos dos serviços públicos e manter o equipamento. Sem coordenação, estas iniciativas não são bem sucedidas.
O impacto financeiro é enorme. A manutenção diferida dos activos federais mais do que duplicou desde $170 mil milhões em 2017 para mais de $370 mil milhões até 2024 [10]. Para cada $1 de manutenção diferida, os futuros custos de renovação do capital aumentam em $4 - e quando se tem em conta factores como o tempo de inatividade e os custos de emergência, esse multiplicador pode exceder 10x [10].
"A manutenção adiada torna-se um risco de capital não porque os activos individuais envelhecem, mas porque os requisitos de capital deixam de se comportar de forma independente." - Marybeth Collins, líder em Ambiente+Energia [10]
Há também um risco crescente de rescisão de contratos de arrendamento ligados à sustentabilidade. Os inquilinos estão cada vez mais dispostos a rescindir os contratos de arrendamento se os senhorios não cumprirem os objectivos de eficiência energética [9]. Sem uma estratégia unificada que ligue a manutenção, os investimentos de capital e o desempenho energético, as organizações arriscam-se a perder inquilinos e a não cumprir os requisitos regulamentares. Estas ineficiências realçam a necessidade urgente de uma abordagem de gestão de activos interligada.
Elementos essenciais de uma estratégia unificada de activos
Para acabar com as operações em silos, uma estratégia unificada de activos assenta em três componentes essenciais. Estes elementos colmatam o fosso entre os conhecimentos das equipas de manutenção no terreno, as necessidades orçamentais das equipas financeiras e o planeamento do portfólio das equipas imobiliárias. Sem este alinhamento, os departamentos arriscam-se a trabalhar isoladamente, a falar ’línguas’ diferentes e a tomar decisões desconexas.
Repositório único de dados de activos
Um repositório centralizado de activos serve como fonte única de verdade para todos os departamentos. Consolida dados críticos - como a localização, a classificação, as pontuações de estado, os resultados das inspecções e o histórico de custos - num único sistema acessível, eliminando fontes de dados dispersas e inconsistentes [11].
Este repositório cria um quadro partilhado para a comunicação. Em vez de se limitar a converter métricas técnicas em termos financeiros, apoia um processo de tomada de decisões estratégicas que ajuda os executivos a dar prioridade aos investimentos com base no risco e no custo total de propriedade [4][1].
"Um inventário de activos completo fornece a base para que os proprietários acompanhem o custo e o desempenho dos activos ao longo do tempo para tomar a decisão certa em relação ao ciclo de vida do ativo." - APPA [11]
Atualmente, 91% das organizações confiam nos sistemas de gestão de activos para a manutenção preventiva [1]. No entanto, a fragmentação dos dados continua a ser um desafio comum. Para resolver este problema, todas as partes interessadas devem trabalhar com o mesmo conjunto de dados - quer estejam a planear um orçamento de capital plurianual ou a programar a manutenção de rotina. Mesmo pontos de dados simples, como datas de instalação, podem funcionar como ponto de partida para a modelação de riscos quando ainda não estão disponíveis dados de inspeção mais detalhados [4].
Uma vez que estes dados centralizados estejam disponíveis, tornam-se a espinha dorsal da análise preditiva - um próximo passo fundamental.
Modelos preditivos para o desempenho dos activos
A modelação preditiva faz com que as organizações passem de correcções reactivas para manutenção proactiva. Estes modelos baseiam-se em dados de sensores, entradas de IoT e desempenho histórico para prever quando os activos são susceptíveis de falhar e quais as intervenções necessárias [2].
Esta abordagem permite às equipas financeiras planear fluxo de caixa faseado, assegurar a previsão das necessidades de manutenção e a afetação eficaz dos recursos em toda a carteira [4][14]. Também evita o desperdício de despesas, como o investimento em reparações de activos que já estão programados para substituição [2].
Ao tirar partido das informações preditivas, as organizações podem fazer a transição para planeamento de investimentos plurianual e baseado no risco para decisões de capital mais inteligentes.
Planeamento plurianual do investimento com base no risco
O planeamento baseado no risco dá prioridade às despesas de capital, avaliando tanto a probabilidade de falha dos activos como o seu potencial impacto. Este método considera a segurança, a fiabilidade e as consequências financeiras para garantir que os orçamentos limitados são direcionados para os activos que apresentam os riscos mais elevados - e não apenas para os mais antigos [4].
O planeamento ao longo de um horizonte de 3-5 anos permite às organizações testar vários cenários orçamentais. Por exemplo, aumentar o orçamento em 10% para renovar as unidades de alto risco pode levar a uma Redução de 22% no custo total de propriedade ao longo do tempo [4]. Por outro lado, o adiamento das substituições poderia aumentar os custos totais em $4,3 milhões ao longo de cinco anos, em comparação com a manutenção de um orçamento estável [4].
"Os engenheiros falam de modos de falha, as finanças falam de dinheiro e risco, as operações falam de níveis de serviço. Sem um modelo comum, todos estão parcialmente certos - e coletivamente errados." - Philippe Jetté, Gestor de Produto, Planeamento de Investimento em Activos, IBM [4]
Passagem de estratégias de substituição baseadas na idade para priorização baseada no valor garante que as decisões de capital são baseadas em dados, defensáveis e alinhadas com os objectivos organizacionais. Uma vez que as operações, a manutenção e as substituições representam 75-80% do custo total de um ativo durante um ciclo de vida de 30-50 anos [6], Esta abordagem não só optimiza as despesas como também apoia estratégias de gestão de activos a longo prazo.
5 passos para alinhar a manutenção, as finanças e os bens imóveis
5 passos para alinhar as equipas de manutenção, finanças e bens imóveis para uma estratégia unificada de activos
A elaboração de uma estratégia unificada de activos requer mais do que apenas uma visão - necessita de passos práticos que reúnam as equipas de manutenção, finanças e imobiliário. Estes cinco passos descrevem como transformar ideias estratégicas em práticas quotidianas.
Passo 1: Criar um registo central de activos
Comece por compilar todos os dados do ativo em um inventário estruturado. Isto deve incluir detalhes como tipos de activos, localizações, datas de instalação, especificações do fabricante, garantias e custos de substituição em toda a sua carteira [16]. Utilizar quadros normalizados, tais como CIBSE DE5T, A informação é organizada em níveis claros: Instalação, Espaço, Sistema e Componente [15].
Desde o início, incorporar métricas como classificações de desempenho energético (EPC/DEC), estanquidade ao ar e dados de materiais para apoiar futuros esforços de descarbonização [15]. Associar informações financeiras - como curvas de ciclo de vida e custos de substituição - a cada ativo, permitindo a elaboração de orçamentos preditivos [16]. Ferramentas como Oxand Simeo™ Inventário pode simplificar este processo através da criação de um registo centralizado com dados validados e normalizados para reduzir os erros.
Esta abordagem permite que as equipas de manutenção passem a tomar decisões baseadas em dados, que as equipas financeiras prevejam as necessidades de capital para 3-5 anos e que as equipas imobiliárias utilizem os dados do ciclo de vida para avaliações precisas dos locais [15][16].
Passo 2: Utilizar modelos de manutenção preditiva
Tirar partido dos sensores IoT, dos gémeos digitais e da aprendizagem automática para monitorizar indicadores como a vibração, a temperatura e a carga eléctrica [2][12]. Estas ferramentas ajudam a calcular Vida útil restante (RUL) e Índice do estado das instalações (FCI), permitindo-lhe concentrar os recursos nos activos mais críticos [12][13].
A manutenção preditiva faz com que as organizações passem de métodos reactivos de "consertar quando há avarias" para uma programação proactiva, reduzindo os custos de reparação de emergência e o tempo de inatividade não planeado [1][12]. Também dá às equipas financeiras uma visão clara de fluxos de caixa faseados ao longo de vários anos, transformando as discussões orçamentais em planeamento estratégico [1]. Utilize regras automatizadas no seu sistema de gestão de activos empresariais (EAM) para acionar ordens de trabalho com base em indicadores de estado dos activos [2].
"Ao integrar os sistemas APM e AIP, pode obter visibilidade total do ciclo de vida dos activos e garantir o alinhamento entre as suas equipas de O&M e de capital." - Copperleaf e SAP [2]
Os benefícios são claros: 87% das organizações que utilizam sistemas de gestão de activos para a manutenção preventiva referem que evitam períodos de inatividade não planeados, enquanto 88% verificam reduções de custos [1]. Normalize a recolha de dados de condições através de dispositivos IoT e fluxos de trabalho estruturados para garantir a consistência em todo o seu portefólio [13].
Passo 3: Ligar dados operacionais e financeiros
Colmatar o fosso entre as necessidades técnicas e a tomada de decisões financeiras, apresentando os pedidos de capital em termos de ROI, custo total de propriedade (TCO), períodos de retorno e risco de falha [1]. Esta abordagem ajuda a traduzir as prioridades da engenharia em métricas que se repercutem nas equipas financeiras.
Realizar avaliações do estado de conservação numa fase precoce, partilhando projecções de capital plurianuais antes do início dos ciclos orçamentais. Esta abordagem proactiva evita picos de financiamento de emergência e dá às equipas financeiras visibilidade sobre as necessidades futuras [1]. Chegar a acordo sobre os critérios de tomada de decisão - como o risco, a continuidade da atividade e o alinhamento estratégico - antes de os pedidos chegarem às finanças, assegurando uma melhor definição de prioridades [1].
"Quando as instalações e as finanças partilham critérios de decisão desde o início, as conversas sobre o orçamento tornam-se planeamento de capital e não negociação." - Katie Gramajo, Gestora Sénior de Marketing da Indústria, Brightly Software [1]
Atualmente, 64% dos responsáveis pela educação admitem ter aprovado pedidos de instalações que não compreendiam totalmente, enquanto 58% adiaram necessidades críticas devido a prioridades pouco claras [1]. O alinhamento dos dados operacionais e financeiros pode eliminar estes desafios e até integrar os objectivos de sustentabilidade na estratégia mais alargada.
Passo 4: Adicionar objectivos ESG e de redução de energia
Incorporar objectivos de desempenho energético e de redução de carbono na sua estratégia de activos. Inclua estas métricas no seu registo de activos e utilize a modelação de cenários para compreender o impacto dos diferentes investimentos na sustentabilidade a longo prazo.
Tomar Schroder Real Estate Investment Management (SREIM) como exemplo: ultrapassaram o seu objetivo de redução de energia de 6% com uma redução de 8,1% em dois anos. Este sucesso resultou da utilização de dados e da colaboração com as equipas de propriedade em todo o seu portfólio [15]. A adição de dados de "construção inteligente" e de métricas de sustentabilidade ao seu registo de activos pode ajudar a atingir os objectivos de zero emissões líquidas e a cumprir os regulamentos ambientais, como os requisitos de gases fluorados e os regimes de comércio de emissões [15].
Utilizar plataformas de planeamento do investimento para modelar estratégias alinhadas com o carbono à escala, garantindo que cada decisão de capital apoia tanto a eficiência como a descarbonização.
Etapa 5: Estabelecer uma governação interdepartamental
Transformar as discussões orçamentais em planeamento colaborativo, criando estruturas de governação que integrem serviços, sistemas, processos e dados num fonte única de verdade [3]. Alinhar os calendários de planeamento entre departamentos e implementar um Plano Estratégico de Gestão de Activos (SAMP) traduzir os objectivos organizacionais em decisões acionáveis sobre os activos [17].
Definir funções claras na sua plataforma de gestão de activos, assegurando que todos conhecem as suas responsabilidades nos fluxos de trabalho e na introdução de dados [18]. As organizações com programas de Gestão Integrada de Instalações (GIF) relatam 30-40% melhor eficiência de custos por pé quadrado em comparação com operações fragmentadas [3]. A consolidação da gestão das instalações pode reduzir os custos de funcionamento em 15-25% no prazo de dois anos através de sistemas racionalizados e da otimização de recursos [3].
"O maior inimigo não é a falha do equipamento. É a fragmentação". - Blogue Infodeck [3]
Software e ferramentas para estratégias unificadas de activos
A tecnologia está a remodelar a forma como as organizações gerem os seus activos, consolidando dados, prevendo necessidades futuras e permitindo decisões de investimento mais inteligentes. Estas ferramentas reúnem objectivos operacionais, financeiros e ambientais num sistema coeso. Ao substituir folhas de cálculo desactualizadas por planeamento proactivo e baseado no risco, As ferramentas de gestão de activos, que ligam os calendários de manutenção, as previsões financeiras e os objectivos ambientais. Seguem-se exemplos de ferramentas que ajudam a operacionalizar uma estratégia unificada de activos.
Software de planeamento do investimento em activos
Plataformas como Oxand Simeo™ foram concebidos para centralizar inventários de activos, modelos financeiros e análises preditivas num único sistema. Utilizando mais de 10.000 modelos proprietários de envelhecimento e desempenho ao lado Mais de 30.000 regulamentos de manutenção, Este software prevê a forma como os activos envelhecem, falham e consomem energia ao longo do tempo [19][22]. Ao utilizar os dados de inspeção, os inquéritos e os registos operacionais existentes, permite intervenções com uma calendarização precisa, reduzindo potencialmente o custo total de propriedade até 30% [19][21].
Uma carteira do sector público registou resultados impressionantes, incluindo um 27% redução do atraso na manutenção e $4 milhões em poupanças de energia em 66 edifícios após apenas um ciclo orçamental [19]. Além disso, o software gera ISO 55001-relatórios em conformidade e prontos para auditoria, que pode poupar até 70% do tempo normalmente gasto na preparação de relatórios [19].
"Recorremos à Oxand porque precisávamos de uma ferramenta que nos proporcionasse uma visão preditiva - e não apenas corretiva - e nos ajudasse a gerir os nossos investimentos de forma mais eficaz. A Oxand destacou-se pelas suas capacidades de gestão de risco." - Chefe do Departamento de Orçamento e Avaliação de Activos [20]
Estas plataformas integram-se perfeitamente com sistemas empresariais como o SAP ou o Maximo através de APIs, garantindo que os planos de investimento permanecem alinhados com dados operacionais em tempo real [19]. As organizações podem começar a criar cenários de investimento plurianual em apenas duas semanas de importar os seus dados existentes [19].
Inspeção digital e ferramentas de recolha de dados
A recolha precisa de dados no terreno desempenha um papel fundamental na manutenção de uma estratégia de activos unificada. Ferramentas como Simeo GO permitem a recolha de dados móveis em tempo real, assegurando que as informações sobre o estado dos activos são normalizadas e sincronizadas diretamente com bases de dados centralizadas [19][23]. Isto elimina a necessidade de introdução manual, tornando o processo 50% mais rápido do que os métodos tradicionais baseados em papel, reduzindo os erros de transcrição [19].
Estas ferramentas simplificam a recolha de dados com fluxos de trabalho guiados, documentação fotográfica e registos automatizados [23][24]. Ao introduzir estes dados em sistemas analíticos, apoiam manutenção preditiva vs. reactiva, ajudar as equipas a identificar potenciais problemas antes de estes conduzirem a falhas [23]. Com uma abordagem que privilegia a mobilidade, todos os intervenientes - equipas de manutenção, analistas financeiros e gestores imobiliários - podem trabalhar a partir da mesma informação actualizada, eliminando discrepâncias causadas por folhas de cálculo desactualizadas ou relatórios contraditórios.
Teste de cenários e otimização do orçamento
Uma vez centralizados os dados e recolhidos os conhecimentos no terreno, as ferramentas de teste de cenários permitem às organizações aperfeiçoar as suas estratégias de investimento. Estas ferramentas simulam o impacto de várias decisões orçamentais, calendários de manutenção e projectos de capital sob restrições do mundo real. Avaliam os resultados em função de factores como tolerância ao risco, objectivos de eficiência energética e objectivos de redução de carbono [19][20][21].
"Precisávamos de uma ferramenta que nos permitisse consolidar os dados fragmentados de que dispúnhamos e projectá-los de uma forma que pudesse ser claramente apresentada aos nossos funcionários eleitos, que são os decisores." - Diretor Executivo (Diretor Geral de Serviços) [20]
Com caraterísticas como planificadores de arrastar e largar, Os utilizadores podem ajustar os calendários de investimento, comparar as compensações CAPEX e OPEX e visualizar os resultados através de painéis de controlo interactivos [19]. As equipas financeiras podem calcular o ROI e os períodos de retorno do investimento, enquanto os gestores ambientais podem acompanhar as poupanças de energia e as reduções de CO₂ para cada ação proposta [19]. Estas ferramentas transformam as discussões orçamentais em sessões de planeamento estratégico, fornecendo aos decisores provas claras e baseadas em dados [19][20].
Resultados de uma estratégia unificada de activos
Quando as organizações implementam uma estratégia unificada de activos, os benefícios tornam-se claros. Estas estratégias ajudam a reduzir os custos, a diminuir o consumo de energia e a construir relações mais fortes com as partes interessadas.
Custos mais baixos e melhor ROI
Ao alinhar as funções de gestão de activos, as organizações podem reduzir os custos de manutenção em 10-30% através de operações bem planeadas e programas de manutenção[6]. O planeamento pró-ativo elimina a elevada margem de lucro 40-60% frequentemente associada a reparações de emergência[25]. As ferramentas de previsão ajudam a evitar despesas adicionais, como taxas de urgência, horas extraordinárias e peças expedidas.
Uma vez que as operações e a manutenção representam 75-80% dos custos totais do ciclo de vida de um ativo[6], Mesmo pequenas melhorias podem conduzir a grandes poupanças. Por exemplo, as renovações específicas podem reduzir os custos totais de propriedade até 22%[4]. Evitar as "despesas irrecuperáveis" - desperdiçar dinheiro em activos cuja substituição já está prevista - também evita despesas desnecessárias[2].
"O alinhamento é importante porque as reparações de emergência não planeadas são consistentemente mais caras do que os investimentos proactivos e programados." - Katie Gramajo, Gestora Sénior de Marketing da Indústria, Brightly Software [1]
As decisões baseadas em dados fazem com que as organizações passem de substituições de activos baseadas na idade para estratégias baseadas no risco, garantindo que os fundos são canalizados primeiro para os activos com maior impacto[4]. Traduzir as necessidades técnicas em termos financeiros, como o ROI e o custo total de propriedade, cria confiança nos executivos e facilita a aprovação de orçamentos. O rastreio de activos baseado na IoT pode reduzir o tempo de inatividade não planeado em 45-65%, enquanto as plataformas analíticas integradas proporcionam um ROI de 3-5x em três anos[25].
Estas eficiências financeiras abrem caminho a melhorias operacionais mais amplas.
Reduções mensuráveis de energia e carbono
Uma estratégia unificada também transforma os objectivos de sustentabilidade em resultados práticos. As reabilitações de energia ligeiras a médias podem proporcionar poupanças de energia de 10-40%, o que se traduz em poupanças de $0,49 a $1,94 por pé quadrado[27][28]. Alinhar as actualizações do equipamento com os objectivos energéticos garante que cada investimento melhora a eficiência e reduz as emissões de carbono.
Os edifícios com certificação LEED nos EUA beneficiam normalmente de prémios de renda de 3-4% e de taxas de ocupação mais elevadas[29]. Desde 2021, os imóveis comerciais eficientes do ponto de vista energético proporcionaram retornos totais 5% mais elevados em comparação com os menos eficientes[29]. A incorporação do desempenho energético no planeamento dos activos também ajuda a evitar os "descontos castanhos", uma vez que, até 2030, 65% de edifícios de escritórios correm o risco de perder valor devido a um fraco desempenho ambiental[27][28].
Por exemplo, Standard Chartered, em parceria com JLL, A empresa de energia eléctrica, Inc., conseguiu uma redução de emissões de 84% em mais de 30 mercados através da implementação de medidas de descarbonização profunda. Este sucesso realça o valor da mudança de orçamentos de curto prazo para um planeamento do ciclo de vida de 15 a 30 anos que tenha em conta os riscos de carbono e regulamentares[27][28][30].
"A escolha mais barata num horizonte orçamental de três anos pode ser a pior quando vista ao longo de um ciclo de vida de 15 anos, especialmente quando os riscos de carbono e regulamentares são tidos em conta." - Equipa editorial da Nextbitt [30]
Medidas específicas, como a monitorização do desempenho do AVAC, oferecem potenciais poupanças de energia de 35-50%[25]. Entretanto, o cálculo sistemático dos custos do ciclo de vida pode poupar 5-15% em custos de energia através de melhores controlos e colocação em funcionamento[6]. Estas medidas não só reduzem as despesas de funcionamento, como também ajudam a cumprir regulamentos ambientais mais rigorosos.
Maior confiança das partes interessadas
Os dados integrados dos activos permitem planos de investimento transparentes e prontos para auditoria que inspiram confiança entre os conselhos de administração, investidores e reguladores. A priorização de projetos com base no risco, nos custos do ciclo de vida e no impacto da sustentabilidade fornece aos tomadores de decisão uma visão clara de como os recursos são alocados. Por exemplo, 88% das organizações afirmam que os sistemas de gestão de activos para manutenção preventiva reduzem diretamente os custos[1], dando às equipas financeiras provas sólidas para apoiar os seus planos.
As pistas de auditoria automatizadas reduzem o tempo de preparação em 95%, permitindo que as equipas se concentrem em iniciativas estratégicas[25]. Um excelente exemplo são as Escolas Públicas de Boston, que utilizaram avaliações contínuas do estado das instalações para alinhar os dados dos activos com os prazos orçamentais. Esta abordagem reduziu as reparações de emergência e optimizou a utilização de recursos, permitindo propostas orçamentais baseadas em dados que obtiveram o apoio das partes interessadas[1]. Ao passarem de explicações reactivas para estratégias com visão de futuro, as organizações criam confiança a todos os níveis.
Conclusão
Acabar com os silos entre manutenção, finanças e imobiliário não é apenas uma boa ideia - é uma necessidade financeira. Operar de forma isolada desperdiça recursos, atrasa os investimentos e torna as aprovações orçamentais mais complexas. Operações desarticuladas conduzem a uma pesada carga de trabalho administrativo e um planeamento deficiente pode fazer disparar os custos de reparação[3][26].
Para resolver este problema, as organizações devem adotar uma abordagem unificada: uma única fonte de verdade para os dados dos activos, métricas partilhadas como o Índice de Condição das Instalações (FCI) e calendários de planeamento sincronizados. Estes passos ajudam a garantir projecções de capital plurianuais muito antes da época do orçamento. Quando as equipas de manutenção enquadram as suas necessidades técnicas em termos financeiros - como o ROI, o custo total de propriedade ou os riscos de continuidade do negócio - as conversas deixam de ser sobre orçamentos e passam a ser sobre a elaboração de planos estratégicos[1].
As ferramentas e estruturas descritas neste guia, desde modelos de manutenção preditiva até ao planeamento de investimentos com base no risco, proporcionam um caminho claro. Ajudam as organizações a passar de operações reactivas e isoladas para estratégias proactivas e coordenadas. As recompensas? Melhorias tangíveis, incluindo reduções de 10-30% nos custos de manutenção e até 65% menos tempo de inatividade não planeado[6][25].
As organizações que eliminam os silos obtêm mais do que apenas poupanças financeiras. Prolongam a vida útil dos seus activos, cumprem os objectivos ambientais e promovem a tomada de decisões transparentes e baseadas em dados. Esta transparência cria confiança junto dos conselhos de administração, investidores e entidades reguladoras. Ao adotar estas estratégias integradas, as organizações podem conseguir uma gestão de infra-estruturas mais inteligente e um planeamento de activos a longo prazo. A única questão que resta é: Quando é que se pode começar?
FAQs
Por onde começar se os nossos dados de activos estão dispersos pelas equipas?
Para começar, reúna todos os seus dados de activos numa visão clara e unificada. Faça um balanço dos dados que já possui, descubra onde estão armazenados e determine como ligá-los todos. Implemente um sistema que centralize esta informação, normalize os seus formatos e estabeleça protocolos claros de partilha e armazenamento. Quando os dados operacionais, financeiros e imobiliários estão perfeitamente alinhados, torna-se muito mais fácil tomar decisões informadas e utilizar os recursos de forma mais eficaz.
Quais os KPI partilhados que melhor alinham a manutenção, as finanças e o imobiliário?
Para alinhar os objectivos das equipas de manutenção, finanças e imobiliário, é crucial concentrar-se em métricas baseadas em dados que associam a eficiência operacional ao desempenho financeiro. Alguns dos KPIs mais impactantes incluem:
- Custo total de propriedade (TCO): Acompanha o custo total de um ativo ao longo do seu ciclo de vida, ajudando as equipas a compreender os impactos financeiros a longo prazo.
- Custo de manutenção por ativo: Mede quanto é gasto na manutenção de activos individuais, revelando oportunidades de controlo de custos.
- Estado dos activos e métricas de desempenho: Oferece informações sobre o estado atual e a fiabilidade dos activos, garantindo que estes satisfazem as exigências operacionais.
- Custos do ciclo de vida: Avalia as despesas desde a aquisição até à alienação, ajudando a tomar decisões de investimento mais inteligentes.
- Eficácia da manutenção preditiva: Avalia a eficácia dos modelos preditivos na prevenção de falhas, reduzindo o tempo de inatividade e os custos inesperados.
Ao concentrarem-se nestes KPIs, as organizações podem atribuir recursos de forma mais eficaz, reduzir os riscos e melhorar o ROI ao longo da vida útil de um ativo.
Como podemos provar o ROI da manutenção preditiva e do planeamento plurianual?
A manutenção preditiva e o planeamento plurianual provam o seu valor ao demonstrarem claras poupanças de custos. Estas poupanças resultam da minimização do tempo de inatividade não planeado, da melhor utilização da mão de obra e do prolongamento da vida útil dos activos. De facto, estas abordagens reduzem frequentemente os custos de manutenção em 25-30% e pode começar a produzir um retorno do investimento (ROI) positivo logo no primeiro trimestre após a implementação.
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