Come costruire una gestione degli asset basata sul rischio per grandi portafogli

Gestire grandi portafogli è complesso. Decidere quali asset finanziare per primi, come allocare i budget e come ridurre i rischi può diventare rapidamente ingestibile. La gestione degli asset basata sul rischio (RBAM) semplifica le decisioni concentrandosi sul rischio. Ecco il principio:

• Principio chiave: la RBAM usa la formula Criticità = Conseguenza x Probabilità per dare priorità agli asset in base al loro punteggio di rischio.
• Benefici principali: concentrare budget e personale sugli asset più rischiosi, ridurre guasti costosi e allineare le decisioni a obiettivi come sicurezza, conformità e sostenibilità.
• Passaggi per costruirla:
  1. Definire gli obiettivi: collegare le priorità a sicurezza, controllo dei costi e riduzione delle emissioni.
  2. Stabilire la propensione al rischio: fissare livelli accettabili e soglie d’azione.
  3. Centralizzare i dati: costruire un registro asset con dati su condizione, rischio e performance.
  4. Standardizzare le valutazioni: usare scale coerenti, ad esempio 1-5, per condizione e rischio.
  5. Dare priorità agli investimenti: usare il rapporto rischio-costo per allocare il budget.
  6. Usare strumenti dedicati: piattaforme come Oxand Simeo™ semplificano dati, valutazione del rischio e pianificazione degli investimenti.

Questo approccio produce decisioni più solide e guidate dai dati, bilanciando budget e obiettivi di lungo periodo come la riduzione delle emissioni. Vediamo come implementarlo e migliorarlo nel tempo.

Framework in 6 passaggi per la gestione degli asset basata sul rischio

Modello di implementazione della gestione degli asset basata sul rischio

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Definire obiettivi e governance per la gestione degli asset

Un approccio basato sul rischio funziona solo con obiettivi chiari e una governance forte. Questo assicura che i dati sul rischio portino a decisioni coerenti, spiegabili e difendibili.

Definire gli obiettivi di gestione degli asset

Gli obiettivi devono collegarsi direttamente alle priorità dell’organizzazione: sicurezza, conformità, controllo dei costi e sostenibilità. Un Piano Strategico di Gestione degli Asset (SAMP) fa da ponte tra queste priorità e le attività quotidiane. Come spiega Anitha Rajmohan, Director of Cyber Assurance di Glocert:

“Il SAMP e il ponte essenziale tra gli obiettivi organizzativi e le attività quotidiane di gestione degli asset: senza di esso, l’allineamento non può essere dimostrato.” [2]

Ogni obiettivo del SAMP deve seguire il criterio SMART: Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante e Temporizzato [2]. La tabella mostra come tradurre obiettivi generali in obiettivi di gestione degli asset e KPI misurabili:

Fonte: Glocert ISO 55001 Guide [2]

Dopo aver fissato gli obiettivi, occorre definire soglie di rischio misurabili e coerenti.

Stabilire propensione e tolleranza al rischio

La propensione al rischio esprime dichiarazioni di alto livello approvate dalla direzione, come tolleranza zero per incidenti mortali o bassa propensione al danno ambientale. La tolleranza al rischio traduce queste dichiarazioni in soglie misurabili per singoli asset o gruppi [1].

Ad esempio, si può fissare una soglia di rischio residuo pari a 15 su 25: ogni punteggio superiore richiede approvazione esecutiva. I punteggi di criticità, calcolati come Conseguenza x Probabilità su scala 1-25, permettono di applicare le soglie in modo coerente su tutto il portafoglio.

In pratica, servono trigger chiari. Un asset con grado di condizione 5, cioè il più basso su scala 1-5, dovrebbe richiedere automaticamente un piano di accettazione del rischio prima di continuare l’esercizio [1]. Senza soglie, la gestione del rischio diventa soggettiva.

Allineare la governance a ISO 55001

ISO 55001 offre un quadro chiaro attraverso tre livelli documentali [2]:

• Politica di gestione degli asset (Clausola 5.2): documento sintetico di 1-3 pagine, firmato dal CEO o equivalente, che definisce intenzioni e principi.
• Piano Strategico di Gestione degli Asset (SAMP) (Clausola 6.2.1): documento più dettagliato, spesso 15-50 pagine, rivisto ogni anno per tradurre gli obiettivi organizzativi in direzione strategica.
• Piani operativi di gestione degli asset (Clausola 6.2.2): piani dettagliati, da 20 a oltre 100 pagine, con attività, budget, responsabilità e tempi per i team.

La governance include anche la nomina di responsabili del rischio, incaricati di monitorare rischi specifici e attuare le azioni di trattamento [1]. Un processo formale di escalation deve far scattare una revisione esecutiva quando un punteggio supera la tolleranza. Le revisioni di management richieste dalla Clausola 9.3 mantengono il sistema aggiornato e assicurano che i dati sul rischio guidino le decisioni [3].

Costruire una base affidabile di dati su asset e rischio

Una volta definita la governance, serve una base dati attendibile. Anche il miglior framework fallisce se i dati sono incompleti o incoerenti. Una base solida trasforma le intenzioni in decisioni ripetibili e difendibili.

Creare un registro asset centralizzato

Un registro asset centralizzato e la spina dorsale delle decisioni basate sul rischio. Deve essere il riferimento unico per sapere quali asset esistono, dove si trovano, in che condizione sono e quanto sono importanti per l’operatività.

Per grandi portafogli, il registro deve includere quattro categorie:

Integrare il GIS fin dall’inizio è essenziale. GPS e georeferenziazione validano le posizioni e collegano dati fisici e piattaforme digitali. Questo riduce lacune in audit e conserva conoscenza quando il personale esperto lascia l’organizzazione.

Come spiega Sakthi Thangavelu, Senior Manager of Cyber Assurance di Glocert:

“La valutazione della criticità degli asset è fondamentale per ISO 55001: determina come budget, approcci manutentivi e investimenti vengono allocati nel portafoglio.”

Standardizzare valutazioni di condizione e rischio

Il valore del registro dipende dalla coerenza dei dati. Se un sito classifica un asset come “discreto” e un altro come “scarso” per la stessa condizione, l’analisi di portafoglio non e affidabile. La standardizzazione rende i dati confrontabili tra siti, team e tipologie di asset.

Un metodo efficace e adottare una scala universale 1-5 per tutte le classi di asset, dagli HVAC alle reti idriche e agli impianti elettrici:

• Grado 1: condizione quasi nuova.
• Grado 5: guasto imminente e intervento immediato.

La scala va combinata con un quadro di conseguenza che misuri gli impatti su sicurezza, ambiente, operatività, finanza e reputazione. La criticità si calcola poi come prodotto tra conseguenza del guasto e probabilità di guasto, in genere su scala 1-25.

Per mantenere coerenza, servono workshop di calibrazione con rappresentanti dei diversi siti. Per gli asset più critici, può essere utile la Failure Mode and Effects Analysis (FMEA), che analizza non solo la probabilità del guasto, ma anche i modi specifici in cui l’asset può fallire. Questo migliora le strategie di manutenzione e la documentazione per audit.

Usare Oxand Simeo™ per la gestione dati

Gestire la qualità dei dati su un portafoglio distribuito è difficile con fogli di calcolo e processi manuali. Oxand Simeo Inventory offre una soluzione centralizzata: struttura asset, siti, edifici e infrastrutture in una gerarchia coerente e alimenta direttamente i modelli di pianificazione degli investimenti.

I team sul campo possono usare l’app mobile Simeo GO per ispezioni guidate anche offline. Foto, commenti e punteggi di condizione standardizzati vengono raccolti sul posto, riducendo errori di trascrizione. Controlli e moduli standard segnalano duplicati, lacune e incoerenze prima che i dati entrino nella pianificazione.

Costruire un framework di rischio e criticità

Con un registro pulito e centralizzato, si può trasformare il dato in valutazioni: quali asset creano più rischio e dove gli investimenti generano più impatto.

Definire il rischio per infrastrutture ed edifici

Nella gestione degli asset, il rischio e l’effetto dell’incertezza sul raggiungimento degli obiettivi [4]. Non riguarda solo il guasto, ma anche sovra-investimento, sotto-investimento, non conformità regolatoria e gap di sostenibilità.

La criticità si calcola come Conseguenza del guasto x Probabilità del guasto. La probabilità deriva spesso dal grado di condizione 1-5, mentre la conseguenza copre sicurezza, ambiente, operatività, finanza e reputazione [4].

Per gli edifici entrano due fattori aggiuntivi: impatto sulla conformità, quando il guasto può creare problemi regolatori o autorizzativi, e sostituibilita, cioè la presenza di sistemi alternativi [5]. Per non sottovalutare aspetti safety-critical, usare sempre il punteggio più alto tra le categorie di conseguenza [4].

Eseguire valutazioni multicriterio della criticità

La qualità della valutazione dipende dal processo. Coinvolgere un solo reparto crea punti ciechi. Meglio includere operazioni, manutenzione, ingegneria, sicurezza e finanza [4].

Il processo tipico:

• definire il perimetro, per sistema, classe o componente;
• usare scale di severita coerenti;
• identificare le modalità di guasto;
• calcolare i punteggi di criticità;
• validare i risultati con il management prima di aggregarli a livello portafoglio [4].

(Fonte dati: [4])

Nei grandi portafogli, conviene concentrare l’analisi dettagliata sul 10-20% degli asset più critici [6]. Focalizzare i mezzi su questi asset può ridurre i costi di manutenzione d’emergenza del 40-60% [5]. La manutenzione preventiva genera un ROI 3-5 volte superiore quando applicata agli asset più critici invece che distribuita in modo uniforme [5].

“L’errore più comune nei budget di manutenzione degli edifici e trattare ogni asset come ugualmente importante. Durante una stretta di budget, un facility manager riduce del 20% la manutenzione preventiva in modo uniforme. La conseguenza e prevedibile: entro 18 mesi si guasta l’asset che avrebbe dovuto ricevere più attenzione.” - Dr. Samuel Okafor, CMRP, CRE [5]

Usare i modelli predittivi di Oxand per stimare il rischio

I punteggi statici invecchiano rapidamente. Un asset medio oggi può diventare critico per condizioni meteo dure, guasti imprevisti o naturale degrado.

I modelli predittivi di Oxand rispondono a questo problema. Con oltre 20 anni di esperienza e più di 10.000 modelli proprietari di invecchiamento e performance, Oxand usa simulazioni probabilistiche per stimare come gli asset si deteriorano, quando possono guastarsi e quali conseguenze generano.

I modelli integrano nuovi dati, come ordini di lavoro, ispezioni, età e guasti recenti, per aggiornare automaticamente la criticità [5]. Si crea così un registro dei rischi “vivo” [4], utile anche per audit ISO 55001 perché collega condizione degli asset, rischio e priorità di rinnovo.

Dare priorità agli investimenti con vincoli di budget e sostenibilità

Dopo aver creato un registro dinamico dei rischi, occorre trasformare i punteggi in un piano di spesa pratico, bilanciando budget limitati e obiettivi di sostenibilità.

Trasformare le valutazioni di rischio in piani d’investimento

Un metodo efficace e ordinare le proposte per rapporto rischio-costo, cioè rischio ridotto per euro speso. In questo modo le decisioni si basano sui dati, non su abitudini o pressioni interne.

Per il rinnovo CAPEX, concentrarsi sugli asset Critici (16-25) e Alti (10-15). Un asset in grado di condizione 5 dovrebbe attivare un piano di sostituzione d’emergenza, salvo accettazione esplicita del rischio residuo da parte del senior management [4].

La pianificazione deve includere il Total Cost of Ownership (TCO), non solo il costo iniziale: manutenzione, smaltimento, rischi di guasto e costo del ciclo di vita. Come afferma Sakthi Thangavelu:

“Un asset a basso costo ma con alto rischio di guasto può avere un TCO superiore a un’alternativa più costosa ma affidabile.” [4]

Aggiungere metriche di energia e sostenibilità

La sostenibilità può entrare nella matrice di rischio valutando l’impatto ambientale da “nullo” a “catastrofico” [4]. Un HVAC obsoleto che disperde refrigerante o un impianto elettrico inefficiente possono risultare Alti o Critici, anche se il danno finanziario immediato sembra limitato.

Nei caso economico, includere costi carbonici e risparmi energetici lungo la vita dell’asset. Questo spesso giustifica alternative più efficienti, più costose all’avvio ma migliori nel lungo periodo. Una dichiarazione formale di propensione al rischio, ad esempio “accettiamo rischio finanziario di breve periodo quando sostiene la sostenibilità degli asset nel lungo periodo”, aiuta a collegare budget e obiettivi futuri [4].

Ottimizzare i piani con Oxand Simeo™

Bilanciare manualmente rischio, budget e carbonio è difficile. Oxand Simeo™ semplifica il processo con simulazioni pluriennali da 5 a 30 anni. I team possono valutare scenari di budget, livelli di servizio e percorsi di sostenibilità prima di finalizzare il piano, in coerenza con ISO 55001.

La piattaforma valuta insieme rischio, costi di ciclo di vita, conformità, performance energetica e impatto CO2. I team possono testare, ad esempio, il rinvio di una ristrutturazione a criticità media per finanziare un intervento energetico critico e vedere subito l’effetto su rischio di portafoglio e obiettivi carbonici.

Implementare e migliorare in modo continuo

Costruire una roadmap di implementazione

L’implementazione deve seguire una sequenza chiara: inventario degli asset, prioritizzazione dei progetti, budget CAPEX, coinvolgimento degli stakeholder ed esecuzione. A ogni fase, gate decisionali verificano che i KPI siano rispettati [7]. Questo evita errori costosi: a San Diego, progetti con pianificazione debole hanno consumato il 264% di fondi in più rispetto alla stima iniziale [7].

Dashboard KPI su avanzamento progettuale, permessi, validazione dei rischi e ambito riducono anche lo scope creep, che colpisce il 52% dei progetti quando i requisiti non sono chiari in esecuzione [7].

Monitorare performance e affinare il piano

Il registro dei rischi deve essere aggiornato regolarmente con nuovi dati e azioni correttive [4].

Il registro va aggiornato dopo manutenzioni importanti, guasti inattesi o cambi di condizione [4]. Come ricorda Sakthi Thangavelu:

“Un registro dei rischi degli asset deve essere un documento vivo, aggiornato regolarmente con dati di condizione, incidenti e profili di rischio in evoluzione.” [4]

Ogni rischio oltre soglia deve avere un responsabile e un piano di trattamento con scadenze. Il tasso di completamento delle azioni di trattamento e un indicatore semplice dell’efficacia dell’approccio [4].

Produrre report pronti per audit con Oxand Simeo™

Gli auditor ISO 55001 richiedono tracciabilità: valutazioni di criticità, registri rischio, approcci manutentivi e decisioni di investimento [4]. Oxand Simeo™ genera documentazione allineata a ISO 55001 direttamente dalla piattaforma. Poiché conserva punteggi di rischio, trade-off di budget e obiettivi di sostenibilità, i team possono dimostrare la conformità senza ricostruire decisioni a posteriori.

Conclusione: passaggi chiave per una gestione degli asset basata sul rischio

La gestione degli asset basata sul rischio e un ciclo continuo. Le valutazioni di criticità alimentano la pianificazione della manutenzione, che aggiorna i punteggi di rischio e orienta l’allocazione del capitale [4].

Il processo parte da una base forte: registro centralizzato e valutazioni standardizzate. Un framework multicriterio su sicurezza, ambiente, operatività, finanza e reputazione aiuta a identificare gli asset che richiedono più attenzione, anche quando la probabilità di guasto sembra bassa.

Da qui nascono le decisioni di investimento. Il rapporto rischio-costo permette di finanziare i progetti che riducono più rischio per euro speso. Al tempo stesso, emissioni e performance energetica entrano nel processo decisionale. Il risultato sono investimenti che riducono il rischio e sostengono gli obiettivi di sostenibilità.

“Il registro dei rischi deve guidare direttamente la priorità degli investimenti, la pianificazione della manutenzione e l’allocazione del budget. Se resta separato dalle decisioni, non aggiunge valore.” [4]

Oxand Simeo™ semplifica questo lavoro riunendo dati, rischio e investimenti in una sola piattaforma. Per organizzazioni con grandi portafogli, un sistema unificato rende l’approccio più facile da eseguire e da auditare.

FAQ

Come scelgo i punteggi di conseguenza e probabilità?

Per i punteggi di conseguenza, valutare come il guasto di un asset inciderebbe su sicurezza, ambiente, performance operativa, perdita finanziaria e reputazione. Usare livelli di severita predefiniti e coerenti con la tolleranza al rischio dell’organizzazione.

Per i punteggi di probabilità, stimare la possibilità di guasto in base a età, condizione attuale e storico manutentivo. Applicare una scala, ad esempio da Raro a Quasi certo, e combinare i punteggi per dare priorità ai rischi.

Quali dati servono prima di usare la RBAM?

Servono informazioni dettagliate sugli asset: tipo, età, posizione, valore di sostituzione e vita utile residua. Vanno poi aggiunti dati di condizione, come ispezioni e difetti, e dati di performance, come storico guasti e fermi.

Sono necessari anche dati di conseguenza, come valutazioni d’impatto e report di sicurezza, oltre a fattori esterni, ad esempio condizioni operative, per valutare rischi ambientali. Questo insieme crea una base solida per decisioni informate.

Ogni quanto aggiornare il registro dei rischi?

Conviene stabilire cicli formali: ad esempio aggiornamenti mensili per rischi critici e revisioni trimestrali per quelli meno urgenti. Questi controlli mantengono il registro vivo, catturano cambiamenti di condizione e identificano nuovi rischi.

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